Skladová evidence vedle účetního programu

Účetní program a skladová evidence dělají každý jinou práci. Účetní program stojí na fakturách, účetních knihách a daních: co jste prodali, co jste nakoupili, co dlužíte a co dluží vám. Skladová evidence stojí na pohybech, umístěních, inventurách a záznamu o tom, kdo co změnil: kde je právě teď každý kus a jak se tam dostal. Mnoho malých firem používá obojí a oba nástroje spolu dobře fungují, když každý z nich odpovídá za jasně vymezenou část práce a spojuje je společná reference.

Tento průvodce vysvětluje, kdy pomáhá samostatný skladový systém, jak rozdělit odpovědnost mezi oba nástroje a jak je udržet v souladu pomocí čísel faktur a měsíčního odsouhlasení. Na konci najdete kontrolní seznam a odpovědi na časté otázky.

Dva nástroje, dvě úlohy

Mnoho účetních, evidenčních a fakturačních programů obsahuje skladové funkce, například seznamy položek, množství, která se při fakturaci snižují, a přehledy hodnoty zásob. Firmě s jedním skladem a jednou osobou, která se o zásoby stará, to může úplně stačit.

Otázky, na které má každý z nástrojů odpovídat, jsou ale jiné.

Když druhý sloupec začne mít význam v každodenní práci, vyplatí se o samostatném skladovém systému uvažovat.

Kdy pomáhá samostatný skladový systém

• Zboží je na více místech. Sklad, prodejna, několik dodávek, místo u zákazníka. Potřebujete stav pro každou položku a každé umístění a převody mezi umístěními, které se nepočítají jako prodej ani nákup.
• Stav skladu mění více lidí. Každý zapisuje příjmy, výdeje a korekce. Potřebujete vědět, kdo co udělal, a omezit každého na umístění, ve kterých pracuje.
• Některé změny potřebují druhý pár očí. Velká inventurní korekce nebo změna ceny by měla počkat, až ji schválí někdo jiný.
• Pravidelně provádíte inventuru. Z inventur vznikají korekce. Chcete, aby každá korekce byla zapsána jako samostatný záznam s důvodem, ne jako potichu změněné číslo.
• Zboží se pohybuje bez faktury. Vzorky, poškozené zboží, vlastní spotřeba, vratky dodavateli čekající na dobropis a převody mezi umístěními mění stav skladu před fakturou, po ní nebo zcela bez ní.
• Potřebujete auditní stopu skladu. Když nějaké číslo nesedí, chcete ho dohledat až ke konkrétním pohybům, s daty, jmény a referencemi.

Pokud nic z toho neplatí, mohou vám skladové funkce vašeho účetního programu stačit. Pokud platí několik bodů, čtěte dál.

Rozdělte odpovědnost

Nejjednodušší pravidlo: účetnictví vlastní peníze, skladová evidence vlastní kusy. Jednou rozhodněte, který nástroj je pro kterou informaci zdrojem, a zapište to pro tým.

V obou nástrojích používejte stejné kódy položek (SKU). Jeden kód, jedna položka, na obou místech. Je to to nejužitečnější, co můžete udělat, aby bylo odsouhlasení snadné.

Udržte oba v souladu: příklad krok za krokem

LightInventory se dnes s účetními programy nepropojuje, takže žádná automatická synchronizace neexistuje. Níže popsaný postup udržuje oba nástroje v souladu ručně a funguje stejně se skladovým deníkem vedeným v Tabulkách Google. Návrh takového deníku najdete v průvodci správa skladu v Tabulkách Google.

Společná reference

Každý skladový pohyb má referenci. Když se pohyb týká faktury, referencí je číslo faktury, zapsané přesně tak, jak je uvedeno v účetním programu.

Pohyby bez faktury dostávají vlastní řadu referencí (TR- pro převody, DMG- pro poškození, CNT- pro inventury), takže každý pohyb lze dohledat a nic nezůstane prázdné.

Během měsíce

1. Když se zadá přijatá faktura, osoba, která zboží přijímá, zapíše pohyb Receive s číslem faktury jako referencí. Pokud zboží dorazí před fakturou, použijte jako referenci číslo dodacího listu od dodavatele a na konci měsíce ho spárujte s fakturou.
2. Když se vystaví vydaná faktura, osoba, která zboží odesílá, zapíše pohyb Issue s číslem faktury.
3. Převody, poškození a inventury se zapisují jen ve skladovém systému.

Na konci měsíce: odsouhlaste množství

1. Exportujte zásoby a pohyby za daný měsíc ze skladového systému. V LightInventory mohou oprávněné role exportovat zásoby a historii do formátu CSV, XLSX nebo PDF. List Stock ve vaší tabulce navíc kdykoli ukazuje stav pro každou položku a umístění.
2. Spárujte faktury s pohyby. Sepište čísla faktur za měsíc z účetního programu. Sepište reference u pohybů Receive a Issue. Každá faktura, která obsahuje skladové položky, by měla být v obou seznamech. Faktura bez pohybu znamená, že zboží bylo vyfakturováno, ale nebylo zapsáno jako odeslané nebo přijaté, případně naopak.
3. Porovnejte množství u každé položky. Pokud váš účetní program také vede množství, porovnejte jeho konečné množství pro každé SKU se součtem ve skladovém systému za všechna umístění. Rozdíly by měly vysvětlovat pohyby bez faktury: poškození, vlastní spotřeba, inventurní korekce.
4. Zapište pohyby bez faktury do účetnictví. Sečtěte pohyby Adjust za měsíc (poškození, inventurní korekce, vlastní spotřeba) a předejte součty tomu, kdo vede účetnictví, aby je hodnota zásob na účetní straně zohledňovala.

Na konci měsíce: zkontrolujte hodnotu zásob

1. Vezměte konečné množství každé položky z exportu zásob a vynásobte ho nákladovou cenou položky. Váš list Items obsahuje nákladovou cenu každé položky.
2. Porovnejte součet s hodnotou zásob v účetním programu.
3. Pokud oba nástroje oceňují jinak, počítejte s malými rozdíly. Účetní program může zásoby oceňovat metodou, jako je průměrná cena, zatímco prosté vynásobení množství nákladovou cenou používá jednu cenu pro každou položku. Množství by měla sedět přesně; hodnoty by měly být blízko a každý rozdíl by mělo jít vysvětlit.
4. Export a krátkou poznámku o tom, co jste zjistili, uložte k dokladům za daný měsíc.

Když to děláte každý měsíc, zabere to málo času, protože rozdíly jsou malé a čerstvé. Když to děláte jednou ročně, může to trvat dny.

Jak do toho zapadá LightInventory

LightInventory je skladová aplikace postavená nad tabulkou Google, kterou vlastníte. Stará se o skladovou část výše popsaného rozdělení.

• Pohyby, ne přepsaná čísla. Každý příjem, výdej, převod a korekce je řádek na listu Movements s množstvím, referencí, poznámkou a tím, kdo ho zapsal. Stav na skladě se z těchto řádků počítá pro každou položku a umístění.
• Historie i s důvodem. Každá změna se zapíše na list Log s tím, kdo, co, kdy a proč, včetně reference pohybu. V historii se každý zásah prozradí: potichu upravený nebo smazaný záznam neprojde ověřením. Viz auditní stopa.
• Schvalování podle vaší volby. Sami určíte, které změny čekají na kontrolu, například korekce skladu nebo úpravy ceny a nákladové ceny. Nikdo nemůže schválit vlastní žádost.
• Role a umístění. Vlastník, Administrátor, Schvalovatel, Editor a Čtenář, přičemž Editoři a Čtenáři jsou omezeni na umístění, která zvolíte.
• Opravy bez mazání. Chyba se opraví vrácením změny, které přidá nový záznam rušící ten původní, takže čísla z konce měsíce a historie spolu souhlasí.
• Vaše data zůstávají ve vaší tabulce. Pokud LightInventory přestanete používat, soubor vám zůstane.

Propojení s účetními programy dnes neexistuje. Spojnicí mezi oběma nástroji je číslo faktury u každého pohybu a export na konci měsíce. Tarify najdete v ceníku.

Kontrolní seznam

1. Zapište si, který nástroj je zdrojem pro peníze a který pro kusy.
2. Pro každou položku používejte v obou nástrojích stejné SKU.
3. U každého pohybu, který se týká faktury, uveďte číslo faktury.
4. Pohybům bez faktury dejte vlastní řadu referencí.
5. Se svým účetním rozhodněte, zda účetní program také vede množství.
6. Zvolte, které změny skladu vyžadují schválení.
7. Provádějte inventuru podle plánu a každou korekci zapište s důvodem.
8. Každý měsíc odsouhlaste faktury, množství a hodnotu a export si uložte.

Otázky

Synchronizuje se LightInventory s mým účetním programem?

Ne. Propojení s účetními programy dnes neexistuje. Oba nástroje udržujete v souladu tak, že u každého souvisejícího skladového pohybu uvedete číslo faktury a na konci měsíce je odsouhlasíte pomocí exportu z LightInventory.

Mají být množství na skladě v obou nástrojích?

Záleží na tom, jak se vede vaše účetnictví. Některé firmy vedou množství v obou a každý měsíc je porovnávají; jiné vedou množství jen ve skladovém systému a hodnotu zásob zapisují do účetnictví na konci měsíce. Zeptejte se svého účetního, co se pro vaši firmu hodí, a rozhodnutí si zapište.

Co když zboží dorazí před fakturou?

Pohyb Receive zapište, když zboží dorazí, a jako referenci použijte číslo dodacího listu od dodavatele. Až přijde faktura, uveďte v měsíčním odsouhlasení číslo dodacího listu vedle čísla faktury, aby šlo obojí stále spárovat.