Lagerstyring ved siden af dit regnskabsprogram

Et regnskabsprogram og lagerstyring løser forskellige opgaver. Et regnskabsprogram er bygget op om fakturaer, bogføring og skat: hvad du har solgt, hvad du har købt, hvad du skylder, og hvad andre skylder dig. Lagerstyring er bygget op om bevægelser, placeringer, optællinger og hvem der ændrede hvad: hvor hver enhed er lige nu, og hvordan den kom derhen. Mange små virksomheder bruger begge dele, og de fungerer godt sammen, når hver af dem ejer en klar del af arbejdet, og en fælles reference binder dem sammen.

Denne vejledning forklarer, hvornår et separat lagersystem hjælper, hvordan du fordeler ansvaret mellem de to værktøjer, og hvordan du holder dem i takt med fakturanumre og en månedlig afstemning. Den slutter med en tjekliste og svar på almindelige spørgsmål.

To værktøjer, to opgaver

Mange regnskabs-, bogførings- og faktureringsprogrammer har lagerfunktioner, for eksempel varelister, antal, der falder, når du fakturerer, og rapporter over lagerværdi. For en virksomhed med ét lagerrum og én person, der håndterer lageret, kan det være alt, hvad du har brug for.

De spørgsmål, hvert værktøj er designet til at besvare, er dog forskellige.

Når den anden kolonne begynder at betyde noget i hverdagen, er et separat lagersystem værd at overveje.

Hvornår et separat lagersystem hjælper

• Lageret ligger mere end ét sted. Et lager, en butik, et par varevogne, en kundes adresse. Du har brug for beholdning pr. vare og pr. placering og for overførsler mellem placeringer, der ikke tæller som salg eller køb.
• Flere personer ændrer lageret. Hver person registrerer modtagelser, udleveringer og rettelser. Du skal vide, hvem der gjorde hvad, og kunne begrænse hver person til de placeringer, vedkommende arbejder på.
• Nogle ændringer kræver et ekstra par øjne. En stor optællingsrettelse eller en prisændring bør vente på, at en anden godkender den.
• Du tæller lageret op med jævne mellemrum. Optællinger giver rettelser. Du vil have hver rettelse registreret som sin egen post med en årsag, ikke som et tal, der er ændret i det stille.
• Lageret bevæger sig uden en faktura. Vareprøver, beskadigede varer, internt forbrug, returneringer til en leverandør, der afventer en kreditnota, og overførsler mellem placeringer ændrer alle lageret før, efter eller helt uden en faktura.
• Du har brug for et revisionsspor for lageret. Når et tal ser forkert ud, vil du kunne spore det tilbage til de præcise bevægelser med datoer, navne og referencer.

Hvis intet af dette passer, kan lagerfunktionerne i dit regnskabsprogram være nok. Hvis flere af punkterne passer, så læs videre.

Fordel ansvaret

Den enkleste regel: regnskabet ejer pengene, lagerstyringen ejer enhederne. Beslut én gang for alle, hvilket værktøj der er registret for hver oplysning, og skriv det ned til teamet.

Brug de samme varenumre (SKU'er) i begge værktøjer. Ét nummer, én vare, begge steder. Det er det enkeltstående mest nyttige, du kan gøre for at gøre afstemningen nem.

Hold begge i takt: et gennemgået eksempel

LightInventory forbinder ikke til regnskabsprogrammer i dag, så der er ingen automatisk synkronisering. Arbejdsgangen nedenfor holder de to i takt manuelt, og den fungerer på samme måde med en lagerjournal i Google Sheets. Se lagerstyring i Google Sheets for opbygningen af den journal.

Den fælles reference

Hver lagerbevægelse har en reference. Når en bevægelse hører til en faktura, er referencen fakturanummeret, skrevet præcis som det står i regnskabsprogrammet.

Bevægelser uden faktura får deres egen referenceserie (TR- til overførsler, DMG- til skader, CNT- til optællinger), så hver bevægelse kan spores, og intet står tomt.

I løbet af måneden

1. Når en købsfaktura bogføres, registrerer den person, der modtager varerne, en Receive-bevægelse med fakturanummeret som reference. Hvis varerne ankommer før fakturaen, så brug leverandørens følgeseddelnummer som reference, og match det med fakturaen ved månedens udgang.
2. Når en salgsfaktura udstedes, registrerer den person, der sender varerne, en Issue-bevægelse med fakturanummeret.
3. Overførsler, skader og optællinger registreres kun i lagersystemet.

Ved månedens udgang: afstem antal

1. Eksportér beholdning og bevægelser for måneden fra lagersystemet. I LightInventory kan roller med tilladelse eksportere beholdning og historik som CSV, XLSX eller PDF. Fanen Stock i dit ark viser også beholdningen pr. vare og placering når som helst.
2. Match fakturaer med bevægelser. Lav en liste over månedens fakturanumre fra regnskabsprogrammet. Lav en liste over referencerne på Receive- og Issue-bevægelserne. Hver faktura med lagervarer skal stå på begge lister. En faktura uden bevægelse betyder, at varer er faktureret, men ikke registreret som sendt eller modtaget, eller omvendt.
3. Sammenlign antal pr. vare. Hvis dit regnskabsprogram også følger antal, så sammenlign dets slutantal pr. SKU med lagersystemets samlede antal på tværs af alle placeringer. Forskelle skal kunne forklares med bevægelser uden faktura: skader, internt forbrug, optællingsrettelser.
4. Registrér bevægelserne uden faktura i regnskabet. Læg månedens Adjust-bevægelser sammen (skader, optællingsrettelser, internt forbrug), og giv totalerne videre til den, der fører regnskabet, så lagerværdien i regnskabet afspejler dem.

Ved månedens udgang: kontrollér lagerværdien

1. Tag slutantallet pr. vare fra lagereksporten, og gang det med varens kostpris. Fanen Items indeholder en kostpris for hver vare.
2. Sammenlign totalen med lagerværdien i regnskabsprogrammet.
3. Forvent små forskelle, hvis de to bruger forskellige værdiansættelsesmetoder. Et regnskabsprogram kan værdiansætte lageret med en metode som gennemsnitlig kostpris, mens en simpel beregning af antal gange kostpris bruger én kostpris pr. vare. Antallene skal stemme præcist; værdierne skal ligge tæt, og enhver forskel skal kunne forklares.
4. Gem eksporten og en kort note om, hvad du fandt, sammen med månedens bilag.

Gør du det hver måned, tager det kort tid, fordi forskellene er små og nye. Gør du det én gang om året, kan det tage dage.

Sådan passer LightInventory ind

LightInventory er en lagerapp bygget oven på et Google Sheets-ark, som du ejer. Den håndterer lagerstyringsdelen af ansvarsfordelingen ovenfor.

• Bevægelser, ikke overskrevne tal. Hver modtagelse, udlevering, overførsel og regulering er en række i fanen Movements med antal, reference, note og hvem der foretog den. Beholdningen beregnes ud fra de rækker, pr. vare og placering.
• En historik med årsagen. Hver ændring registreres i fanen Log med hvem, hvad, hvornår og hvorfor, inklusive bevægelsens reference. Historikken er manipulationssikker: en post, der i det stille er redigeret eller slettet, består ikke kontrollen. Se revisionssporet.
• Godkendelser, du selv vælger. Du bestemmer, hvilke ændringer der skal vente på gennemsyn, for eksempel lagerreguleringer eller ændringer af pris og kostpris. Ingen kan godkende sin egen anmodning.
• Roller og placeringer. Ejer, Administrator, Godkender, Redaktør og Læser, hvor Redaktører og Læsere er begrænset til de placeringer, du vælger.
• Rettelser uden at slette. En fejl rettes med fortryd, som tilføjer en ny post, der modregner den gamle, så tallene ved månedens udgang og historikken stemmer overens.
• Dine data bliver i dit ark. Hvis du holder op med at bruge LightInventory, beholder du filen.

Der er ingen integration med regnskabsprogrammer i dag. Fakturanummeret på hver bevægelse og eksporten ved månedens udgang er forbindelsen mellem de to. Planerne står under priser.

Tjekliste

1. Skriv ned, hvilket værktøj der er registret for penge, og hvilket for enheder.
2. Brug det samme SKU for hver vare i begge værktøjer.
3. Sæt fakturanummeret på hver bevægelse, der hører til en faktura.
4. Giv bevægelser uden faktura deres egen referenceserie.
5. Beslut sammen med din revisor, om regnskabsprogrammet også skal følge antal.
6. Vælg, hvilke lagerændringer der kræver godkendelse.
7. Tæl lageret op efter en fast plan, og registrér hver rettelse med en årsag.
8. Afstem fakturaer, antal og værdi hver måned, og gem eksporten.

Spørgsmål

Synkroniserer LightInventory med mit regnskabsprogram?

Nej. Der er ingen integration med regnskabsprogrammer i dag. Du holder de to i takt ved at sætte fakturanummeret på hver tilhørende lagerbevægelse og afstemme ved månedens udgang med en eksport fra LightInventory.

Skal lagerantallene ligge i begge værktøjer?

Det afhænger af, hvordan regnskabet føres. Nogle virksomheder har antallene i begge og sammenligner dem hver måned; andre har antallene kun i lagersystemet og registrerer lagerværdien i regnskabet ved månedens udgang. Spørg din revisor, hvad der passer til din virksomhed, og skriv beslutningen ned.

Hvad hvis varerne ankommer før fakturaen?

Registrér Receive-bevægelsen, når varerne ankommer, med leverandørens følgeseddelnummer som reference. Når fakturaen kommer, så skriv følgeseddelnummeret ved siden af fakturanummeret i din afstemning ved månedens udgang, så matchningen stadig kan foretages.