Krājumu uzskaite līdzās grāmatvedības programmai

Grāmatvedības programma un krājumu uzskaite veic dažādus darbus. Grāmatvedības programma ir veidota ap rēķiniem, virsgrāmatu un nodokļiem: ko jūs pārdevāt, ko nopirkāt, cik esat parādā un cik ir parādā jums. Krājumu uzskaite ir veidota ap kustībām, atrašanās vietām, inventarizācijām un to, kas ko mainīja: kur katra vienība atrodas tieši tagad un kā tā tur nonāca. Daudzi mazie uzņēmumi izmanto abas, un tās labi darbojas kopā, ja katrai ir skaidri noteikta sava darba daļa un tās sasaista kopīga atsauce.

Šajā ceļvedī ir skaidrots, kad noder atsevišķa krājumu sistēma, kā sadalīt atbildību starp abiem rīkiem un kā uzturēt tos saskaņotus ar rēķinu numuru un ikmēneša salīdzināšanas palīdzību. Beigās ir kontrolsaraksts un atbildes uz biežākajiem jautājumiem.

Divi rīki, divi uzdevumi

Daudzās grāmatvedības, uzskaites un rēķinu izrakstīšanas programmās ir krājumu funkcijas, piemēram, preču saraksti, daudzumi, kas samazinās, izrakstot rēķinu, un krājumu vērtības pārskati. Uzņēmumam ar vienu noliktavas telpu un vienu cilvēku, kas pārzina krājumus, ar to var pilnīgi pietikt.

Tomēr jautājumi, uz kuriem katrs rīks ir paredzēts atbildēt, ir atšķirīgi.

Kad otrā kolonna sāk būt svarīga ikdienā, ir vērts apsvērt atsevišķu krājumu sistēmu.

Kad noder atsevišķa krājumu sistēma

• Krājumi atrodas vairāk nekā vienā vietā. Noliktava, veikals, daži furgoni, klienta objekts. Jums vajadzīgi atlikumi pa precēm un pa atrašanās vietām, kā arī pārvietošana starp vietām, kas netiek uzskatīta par pārdošanu vai pirkumu.
• Krājumus maina vairāki cilvēki. Katrs reģistrē pieņemšanas, izsniegšanas un labojumus. Jums jāzina, kas ko izdarīja, un jāspēj katru cilvēku ierobežot ar vietām, kurās viņš strādā.
• Dažām izmaiņām vajadzīgs otrs acu pāris. Lielam inventarizācijas labojumam vai cenas izmaiņai būtu jāgaida, līdz to apstiprina kāds cits.
• Jūs regulāri inventarizējat krājumus. Inventarizācijas rada labojumus. Jūs vēlaties, lai katrs labojums tiktu reģistrēts kā atsevišķs ieraksts ar iemeslu, nevis kā klusi mainīts skaitlis.
• Krājumi kustas bez rēķina. Paraugi, bojātas preces, iekšējais patēriņš, atgriešana piegādātājam, gaidot kredītrēķinu, un pārvietošana starp vietām maina krājumus pirms rēķina, pēc tā vai bez rēķina vispār.
• Jums vajadzīga krājumu audita vēsture. Kad kāds skaitlis izskatās nepareizs, jūs vēlaties izsekot to līdz precīzām kustībām ar datumiem, vārdiem un atsaucēm.

Ja nekas no tā uz jums neattiecas, var pietikt ar jūsu grāmatvedības programmas krājumu funkcijām. Ja attiecas vairāki punkti, lasiet tālāk.

Sadaliet atbildību

Vienkāršākais noteikums: grāmatvedība atbild par naudu, krājumu uzskaite par vienībām. Vienreiz izlemiet, kurš rīks ir katras informācijas galvenais reģistrs, un pierakstiet to komandai.

Abos rīkos izmantojiet vienus un tos pašus preču kodus (SKU). Viens kods, viena prece, abās vietās. Tas ir pats noderīgākais, ko varat izdarīt, lai salīdzināšana būtu vienkārša.

Uzturiet abus saskaņotus: izstrādāts piemērs

LightInventory pašlaik nesavienojas ar grāmatvedības programmām, tāpēc automātiskas sinhronizācijas nav. Tālāk aprakstītā darba plūsma uztur abus rīkus saskaņotus manuāli, un tā darbojas tāpat ar krājumu žurnālu Google izklājlapās. Šī žurnāla uzbūve ir aprakstīta ceļvedī krājumu pārvaldība Google izklājlapās.

Kopīgā atsauce

Katrai krājumu kustībai ir atsauce. Ja kustība ir saistīta ar rēķinu, atsauce ir rēķina numurs, ierakstīts tieši tā, kā tas redzams grāmatvedības programmā.

Kustības bez rēķina saņem savu atsauču sēriju (TR- pārvietošanai, DMG- bojājumiem, CNT- inventarizācijām), lai katru kustību varētu izsekot un nekas nepaliktu tukšs.

Mēneša laikā

1. Kad tiek ievadīts pirkuma rēķins, preču pieņēmējs reģistrē Receive kustību ar rēķina numuru kā atsauci. Ja preces pienāk pirms rēķina, izmantojiet kā atsauci piegādātāja pavadzīmes numuru un mēneša beigās sasaistiet to ar rēķinu.
2. Kad tiek izrakstīts pārdošanas rēķins, preču nosūtītājs reģistrē Issue kustību ar rēķina numuru.
3. Pārvietošanu, bojājumus un inventarizācijas reģistrē tikai krājumu sistēmā.

Mēneša beigās: salīdziniet daudzumus

1. Eksportējiet mēneša atlikumus un kustības no krājumu sistēmas. LightInventory lomas ar atļauju var eksportēt atlikumus un vēsturi CSV, XLSX vai PDF formātā. Jūsu izklājlapas cilne Stock arī jebkurā brīdī rāda atlikumus pa precēm un atrašanās vietām.
2. Sasaistiet rēķinus ar kustībām. Sastādiet mēneša rēķinu numuru sarakstu no grāmatvedības programmas. Sastādiet Receive un Issue kustību atsauču sarakstu. Katram rēķinam, kurā ir krājumu preces, jābūt abos sarakstos. Rēķins bez kustības nozīmē, ka par precēm ir izrakstīts rēķins, bet tās nav reģistrētas kā nosūtītas vai pieņemtas, vai otrādi.
3. Salīdziniet daudzumus pa precēm. Ja jūsu grāmatvedības programma arī uzskaita daudzumus, salīdziniet tās beigu daudzumu katram SKU ar krājumu sistēmas kopējo daudzumu visās vietās. Atšķirības jāizskaidro ar kustībām, kurām nav rēķina: bojājumi, iekšējais patēriņš, inventarizācijas labojumi.
4. Reģistrējiet grāmatvedībā kustības bez rēķina. Saskaitiet mēneša Adjust kustības (bojājumi, inventarizācijas labojumi, iekšējais patēriņš) un nododiet kopsummas tam, kurš kārto grāmatvedību, lai krājumu vērtība grāmatvedībā tās atspoguļotu.

Mēneša beigās: pārbaudiet krājumu vērtību

1. Ņemiet katras preces beigu daudzumu no krājumu eksporta un reiziniet to ar preces pašizmaksu. Cilnē Items katrai precei ir norādīta pašizmaksa.
2. Salīdziniet kopsummu ar krājumu vērtību grāmatvedības programmā.
3. Rēķinieties ar nelielām atšķirībām, ja abi rīki izmanto atšķirīgas novērtēšanas metodes. Grāmatvedības programma var novērtēt krājumus, piemēram, pēc vidējās pašizmaksas metodes, bet vienkāršs aprēķins daudzums reiz pašizmaksa izmanto vienu pašizmaksu katrai precei. Daudzumiem jāsakrīt precīzi; vērtībām jābūt tuvām, un jebkurai atšķirībai jābūt izskaidrojamai.
4. Saglabājiet eksportu un īsu piezīmi par konstatēto kopā ar mēneša dokumentiem.

Ja to dara katru mēnesi, tas aizņem maz laika, jo atšķirības ir nelielas un nesenas. Ja to dara reizi gadā, tas var aizņemt vairākas dienas.

Kā iekļaujas LightInventory

LightInventory ir krājumu lietotne, kas darbojas virs jums piederošas Google izklājlapas. Tā nodrošina krājumu uzskaites daļu iepriekš aprakstītajā darba sadalē.

• Kustības, nevis pārrakstīti skaitļi. Katra pieņemšana, izsniegšana, pārvietošana un korekcija ir rinda cilnē Movements ar daudzumu, atsauci, piezīmi un veicēju. Atlikumi tiek aprēķināti no šīm rindām pa precēm un atrašanās vietām.
• Vēsture ar iemeslu. Katra izmaiņa tiek reģistrēta cilnē Log: kas, ko, kad un kāpēc, ieskaitot kustības atsauci. Vēsture atklāj viltošanu: klusi labots vai dzēsts ieraksts neiztur pārbaudi. Skatiet audita vēsturi.
• Apstiprinājumi pēc jūsu izvēles. Jūs izlemjat, kurām izmaiņām jāgaida pārskatīšana, piemēram, krājumu korekcijām vai cenas un pašizmaksas izmaiņām. Neviens nevar apstiprināt pats savu pieprasījumu.
• Lomas un atrašanās vietas. Īpašnieks, administrators, apstiprinātājs, redaktors un skatītājs, turklāt redaktori un skatītāji ir ierobežoti ar jūsu izvēlētajām vietām.
• Labojumi bez dzēšanas. Kļūdu labo ar atsaukšanu, kas pievieno jaunu ierakstu, kurš atceļ veco, tāpēc mēneša beigu skaitļi un vēsture sakrīt.
• Jūsu dati paliek jūsu izklājlapā. Ja pārtraucat lietot LightInventory, fails paliek jums.

Integrācijas ar grāmatvedības programmām pašlaik nav. Rēķina numurs katrā kustībā un mēneša beigu eksports ir saikne starp abiem rīkiem. Plāni ir lapā cenas.

Kontrolsaraksts

1. Pierakstiet, kurš rīks ir naudas reģistrs un kurš vienību reģistrs.
2. Katrai precei abos rīkos izmantojiet vienu un to pašu SKU.
3. Norādiet rēķina numuru katrā kustībā, kas saistīta ar rēķinu.
4. Piešķiriet kustībām bez rēķina savu atsauču sēriju.
5. Kopā ar grāmatvedi izlemiet, vai grāmatvedības programma uzskaitīs arī daudzumus.
6. Izvēlieties, kurām krājumu izmaiņām vajadzīgs apstiprinājums.
7. Inventarizējiet krājumus pēc grafika un reģistrējiet katru labojumu ar iemeslu.
8. Katru mēnesi salīdziniet rēķinus, daudzumus un vērtību un saglabājiet eksportu.

Jautājumi

Vai LightInventory sinhronizējas ar manu grāmatvedības programmu?

Nē. Integrācijas ar grāmatvedības programmām pašlaik nav. Abus rīkus uzturat saskaņotus, norādot rēķina numuru katrā saistītajā krājumu kustībā un mēneša beigās salīdzinot datus ar LightInventory eksporta palīdzību.

Vai krājumu daudzumiem jābūt abos rīkos?

Tas atkarīgs no tā, kā tiek kārtota jūsu grāmatvedība. Daži uzņēmumi uzskaita daudzumus abos rīkos un salīdzina tos katru mēnesi; citi uzskaita daudzumus tikai krājumu sistēmā un mēneša beigās reģistrē krājumu vērtību grāmatvedībā. Pajautājiet savam grāmatvedim, kas der jūsu uzņēmumam, un pierakstiet lēmumu.

Ko darīt, ja preces pienāk pirms rēķina?

Reģistrējiet Receive kustību, kad preces pienāk, izmantojot kā atsauci piegādātāja pavadzīmes numuru. Kad pienāk rēķins, mēneša beigu salīdzināšanā ierakstiet pavadzīmes numuru blakus rēķina numuram, lai sasaisti joprojām varētu izveidot.