# Gestão de stock a par do seu software de contabilidade

> Como dividir o trabalho entre o software de contabilidade e um sistema de stock, manter faturas e movimentos alinhados e reconciliar o stock todos os meses.

Source: https://www.lightinventory.com/pt/guias/gestao-de-stock-com-software-de-contabilidade · Last updated: 2026-10-30

O software de contabilidade e a gestão de stock fazem trabalhos diferentes. O software de contabilidade gira em torno de faturas, registos contabilísticos e impostos: o que vendeu, o que comprou, o que deve e o que lhe devem. A gestão de stock gira em torno de movimentos, localizações, contagens e de quem alterou o quê: onde está cada unidade neste momento e como lá chegou. Muitas pequenas empresas usam os dois, e funcionam bem em conjunto quando cada um é responsável por uma parte clara do trabalho e uma referência comum os liga.

Este guia explica quando compensa ter um sistema de stock separado, como dividir as responsabilidades entre as duas ferramentas e como mantê-las alinhadas com os números das faturas e uma reconciliação mensal. Termina com uma lista de verificação e respostas a perguntas frequentes.

> **Note:** O LightInventory está em desenvolvimento e ainda não está disponível ao público em geral. Quando esta página descreve o LightInventory, descreve o produto tal como foi concebido.

## Duas ferramentas, dois trabalhos

Muitas ferramentas de contabilidade, escrituração e faturação incluem funcionalidades de stock, como listas de artigos, quantidades que descem quando fatura e relatórios do valor do stock. Para uma empresa com um único armazém e uma única pessoa a tratar do stock, isso pode ser tudo o que precisa.

As perguntas a que cada ferramenta foi concebida para responder são, no entanto, diferentes.

| O software de contabilidade responde a | A gestão de stock responde a |
|---|---|
| O que faturámos este mês, e a quem? | Quantas unidades estão na carrinha, e quantas no armazém principal? |
| O que devemos aos fornecedores, e quando vence? | Quem registou este ajuste, e porquê? |
| Que impostos são devidos no período? | Que alterações de stock ainda aguardam a aprovação de alguém? |
| Qual é o valor do stock no balanço? | O que encontrou a última contagem, e o que foi corrigido? |

Quando a segunda coluna começa a pesar no dia a dia, vale a pena considerar um sistema de stock separado.

## Quando compensa um sistema de stock separado

- **O stock está em mais do que um sítio.** Um armazém, uma loja, algumas carrinhas, as instalações de um cliente. Precisa do stock por artigo e por localização, e de transferências entre localizações que não contem como vendas nem compras.
- **Várias pessoas alteram o stock.** Cada pessoa regista entradas, saídas e correções. Precisa de saber quem fez o quê, e de limitar cada pessoa às localizações onde trabalha.
- **Algumas alterações precisam de um segundo par de olhos.** Uma correção de contagem grande ou uma alteração de preço deve aguardar que outra pessoa a aprove.
- **Conta o stock com regularidade.** As contagens geram correções. Quer que cada correção fique registada como uma entrada própria, com um motivo, e não como um número alterado sem ninguém dar por isso.
- **O stock mexe-se sem fatura.** Amostras, mercadoria danificada, uso interno, devoluções a um fornecedor à espera de uma nota de crédito e transferências entre localizações alteram o stock antes, depois ou sem uma fatura.
- **Precisa de um registo de auditoria do stock.** Quando um número parece errado, quer seguir-lhe o rasto até aos movimentos exatos, com datas, nomes e referências.

Se nenhum destes casos se aplicar, as funcionalidades de stock da sua ferramenta de contabilidade podem ser suficientes. Se vários se aplicarem, continue a ler.

## Divida as responsabilidades

A regra mais simples: **a contabilidade trata do dinheiro, a gestão de stock trata das unidades.** Decida de uma vez qual a ferramenta de referência para cada informação, e deixe isso por escrito para a equipa.

| Informação | Registo de referência em | A outra ferramenta |
|---|---|---|
| Faturas de venda, faturas de compra, notas de crédito | Software de contabilidade | Usa o número da fatura como referência do movimento |
| Clientes, fornecedores, condições de pagamento | Software de contabilidade | Não precisa |
| Impostos, registos contabilísticos, fecho do período | Software de contabilidade | Não precisa |
| Unidades recebidas, saídas, transferidas e ajustadas | Gestão de stock | Recebe os totais no fim do mês, se também controlar o stock lá |
| Stock por localização | Gestão de stock | Não precisa |
| Resultados de contagens e correções | Gestão de stock | Recebe o valor das correções no fim do mês |
| Quem alterou o stock, e aprovações | Gestão de stock | Não precisa |

Use os mesmos códigos de artigo (SKU) nas duas ferramentas. Um código, um artigo, nos dois sítios. É a coisa mais útil que pode fazer para facilitar a reconciliação.

> **Tip:** Se a sua ferramenta de contabilidade também abate o stock quando fatura, decida se mantém essa opção ativa. Se ficar ativa, as duas ferramentas controlam quantidades e a reconciliação mensal compara-as. Se a desativar, as quantidades só existem no sistema de stock, e a contabilidade regista o valor do stock a partir dos seus números de fim de mês. Combine a escolha com o seu contabilista.

## Manter os dois alinhados: um exemplo prático

Hoje o LightInventory não se liga a software de contabilidade, por isso não há sincronização automática. O fluxo abaixo mantém os dois alinhados à mão, e funciona da mesma forma com um registo de stock mantido no Google Sheets. Para o desenho desse registo, consulte [gestão de inventário no Google Sheets](/pt/guias/gestao-de-inventario-google-sheets).

### A referência comum

Cada movimento de stock tem uma referência. Quando um movimento está relacionado com uma fatura, a referência é o número da fatura, escrito exatamente como aparece no software de contabilidade.

| Acontecimento | Software de contabilidade | Movimento de stock | Referência |
|---|---|---|---|
| Chega mercadoria de um fornecedor | Fatura de compra `PI-2026-0418` | `Receive` +40 caixas em `WH1` | `PI-2026-0418` |
| Sai mercadoria para um cliente | Fatura de venda `SI-2026-1093` | `Issue` -12 caixas em `WH1` | `SI-2026-1093` |
| O stock passa para uma carrinha | Nada | `Transfer` -10 em `WH1`, +10 em `VAN2` | `TR-0077` |
| Uma caixa fica danificada | Ainda nada; registado no fim do mês | `Adjust` -1 em `VAN2`, nota «esmagada» | `DMG-0012` |
| Um cliente devolve 2 caixas | Nota de crédito `CN-2026-0031` | `Receive` +2 em `WH1` | `CN-2026-0031` |

Os movimentos sem fatura têm a sua própria série de referências (`TR-` para transferências, `DMG-` para danos, `CNT-` para contagens), para que cada movimento possa ser rastreado e nada fique em branco.

### Durante o mês

1. Quando uma fatura de compra é lançada, a pessoa que recebe a mercadoria regista um movimento `Receive` com o número da fatura como referência. Se a mercadoria chegar antes da fatura, use como referência o número da guia de remessa do fornecedor e associe-o à fatura no fim do mês.
2. Quando uma fatura de venda é emitida, a pessoa que expede regista um movimento `Issue` com o número da fatura.
3. Transferências, danos e contagens são registados apenas no sistema de stock.

### No fim do mês: reconcilie as quantidades

1. **Exporte o stock e os movimentos** do mês a partir do sistema de stock. No LightInventory, as funções autorizadas podem exportar o stock e o histórico em CSV, XLSX ou PDF. O separador `Stock` da sua folha também mostra a qualquer momento o stock por artigo e localização.
2. **Associe faturas e movimentos.** Liste os números das faturas do mês a partir do software de contabilidade. Liste as referências dos movimentos `Receive` e `Issue`. Todas as faturas que incluem artigos em stock devem aparecer nas duas listas. Uma fatura sem movimento significa que a mercadoria foi faturada mas não registada como expedida ou recebida, ou o contrário.
3. **Compare as quantidades por artigo.** Se a sua ferramenta de contabilidade também controla quantidades, compare a quantidade final por SKU com o total do sistema de stock em todas as localizações. As diferenças devem ser explicadas por movimentos sem fatura: danos, uso interno, correções de contagem.
4. **Registe na contabilidade os movimentos sem fatura.** Some os movimentos `Adjust` do mês (danos, correções de contagem, uso interno) e passe os totais a quem trata da contabilidade, para que o valor do stock do lado contabilístico os reflita.

### No fim do mês: verifique o valor do stock

1. Tire a quantidade final por artigo da exportação do stock e multiplique-a pelo custo do artigo. O seu separador `Items` guarda um custo para cada artigo.
2. Compare o total com o valor do stock no software de contabilidade.
3. Conte com pequenas diferenças se os dois usarem métodos de valorização diferentes. O software de contabilidade pode valorizar o stock com um método como o custo médio, enquanto um simples cálculo de quantidade vezes custo usa um único custo por artigo. As quantidades devem coincidir exatamente; os valores devem ficar próximos, e qualquer diferença deve ter explicação.
4. Guarde a exportação e uma nota breve sobre o que encontrou junto com os documentos do mês.

Feito todos os meses, isto leva pouco tempo, porque as diferenças são pequenas e recentes. Feito uma vez por ano, pode levar dias.

## Onde entra o LightInventory

O LightInventory é uma aplicação de inventário construída sobre uma folha do Google Sheets que é sua. Trata da parte de gestão de stock da divisão descrita acima.

- **Movimentos, não números escritos por cima.** Cada entrada, saída, transferência e ajuste é uma linha num separador `Movements`, com a quantidade, a referência, a nota e quem o fez. O stock disponível é calculado a partir dessas linhas, por artigo e localização.
- **Um histórico com o motivo.** Cada alteração fica registada num separador `Log` com quem, o quê, quando e porquê, incluindo a referência do movimento. Qualquer adulteração do histórico é detetável: uma entrada editada ou eliminada às escondidas falha a verificação. Consulte o [registo de auditoria](/pt/funcionalidades/registo-de-auditoria).
- **As aprovações que escolher.** É o utilizador que decide que alterações aguardam revisão, por exemplo ajustes de stock ou alterações de preço e custo. Ninguém pode aprovar o seu próprio pedido.
- **Funções e localizações.** Proprietário, Administrador, Aprovador, Editor e Leitor, com Editores e Leitores limitados às localizações que escolher.
- **Correções sem apagar.** Um erro corrige-se com uma reversão, que acrescenta uma nova entrada a anular a anterior, para que os números de fim de mês e o histórico batam certo.
- **Os seus dados ficam na sua folha.** Se deixar de usar o LightInventory, fica com o ficheiro.

Hoje não existe integração com software de contabilidade. O número da fatura em cada movimento e a exportação de fim de mês são a ligação entre os dois. Os planos estão em [preços](/pt/precos).

## Lista de verificação

1. Deixe por escrito qual a ferramenta de referência para o dinheiro e qual para as unidades.
2. Use o mesmo SKU para cada artigo nas duas ferramentas.
3. Ponha o número da fatura em cada movimento relacionado com uma fatura.
4. Dê aos movimentos sem fatura a sua própria série de referências.
5. Decida com o seu contabilista se a ferramenta de contabilidade também controla quantidades.
6. Escolha que alterações de stock precisam de aprovação.
7. Conte o stock segundo um calendário e registe cada correção com um motivo.
8. Reconcilie faturas, quantidades e valor todos os meses, e guarde a exportação.

## Perguntas

### O LightInventory sincroniza com o meu software de contabilidade?
Não. Hoje não existe integração com software de contabilidade. Mantém os dois alinhados pondo o número da fatura em cada movimento de stock relacionado e reconciliando no fim do mês com uma exportação do LightInventory.

### As quantidades de stock devem existir nas duas ferramentas?
Depende da forma como a sua contabilidade é feita. Algumas empresas mantêm as quantidades nas duas e comparam-nas todos os meses; outras mantêm-nas só no sistema de stock e registam o valor do stock na contabilidade no fim do mês. Pergunte ao seu contabilista o que se adequa à sua empresa, e deixe a decisão por escrito.

### E se a mercadoria chegar antes da fatura?
Registe o movimento `Receive` quando a mercadoria chegar, usando como referência o número da guia de remessa do fornecedor. Quando a fatura chegar, anote o número da guia de remessa ao lado do número da fatura na sua reconciliação de fim de mês, para que a correspondência continue a ser possível.