# Készletkezelés a könyvelőprogram mellett

> Így ossza meg a munkát a könyvelőprogram és a készletkezelő rendszer között, tartsa összhangban a számlaszámokat és a mozgásokat, és egyeztesse havonta a készletet.

Source: https://www.lightinventory.com/hu/utmutatok/keszletkezeles-konyveloprogram-mellett · Last updated: 2026-10-30

A könyvelőprogram és a készletkezelés más-más feladatot lát el. A könyvelőprogram a számlák, a főkönyv és az adók köré épül: mit adott el, mit vásárolt, mivel tartozik és mivel tartoznak Önnek. A készletkezelés a mozgások, a helyek, a leltárak és annak köré épül, hogy ki mit módosított: hol van most minden egyes darab, és hogyan került oda. Sok kisvállalkozás mindkettőt használja, és a kettő jól működik együtt, ha mindegyik a munka egy világosan elhatárolt részéért felel, és egy közös hivatkozás köti össze őket.

Ez az útmutató elmagyarázza, mikor segít egy külön készletkezelő rendszer, hogyan ossza meg a felelősséget a két eszköz között, és hogyan tartsa őket összhangban számlaszámokkal és havi egyeztetéssel. A végén ellenőrzőlistát és válaszokat talál a gyakori kérdésekre.

> **Note:** A LightInventory fejlesztés alatt áll, és még nem érhető el általánosan. Ahol ez az oldal a LightInventoryt írja le, a terméket a tervezett formájában írja le.

## Két eszköz, két feladat

Sok könyvelő-, nyilvántartó- és számlázóprogram tartalmaz készletfunkciókat, például cikklistákat, számlázáskor csökkenő mennyiségeket és készletérték-kimutatásokat. Egy olyan vállalkozásnak, amelynek egy raktárhelyisége van, és egy ember foglalkozik a készlettel, ez akár elég is lehet.

Azok a kérdések azonban, amelyekre az egyes eszközöket tervezték, eltérnek.

| A könyvelőprogram válaszol | A készletkezelés válaszol |
|---|---|
| Mit számláztunk ki ebben a hónapban, és kinek? | Hány darab van a furgonban, és hány a központi raktárban? |
| Mivel tartozunk a szállítóknak, és mikor esedékes? | Ki rögzítette ezt a korrekciót, és miért? |
| Mennyi adó esedékes az időszakra? | Mely készletmódosítások várnak még arra, hogy valaki jóváhagyja őket? |
| Mekkora a készlet értéke a mérlegben? | Mit talált a legutóbbi leltár, és mit javítottak? |

Ha a második oszlop a mindennapokban is számítani kezd, érdemes megfontolni egy külön készletkezelő rendszert.

## Mikor segít egy külön készletkezelő rendszer

- **A készlet több helyen van.** Egy raktár, egy üzlet, néhány furgon, egy ügyfélnél lévő helyszín. Cikkenkénti és helyenkénti készletre van szüksége, valamint helyek közötti áthelyezésekre, amelyek nem számítanak sem eladásnak, sem beszerzésnek.
- **Többen módosítják a készletet.** Mindenki rögzít bevételezéseket, kiadásokat és korrekciókat. Tudnia kell, ki mit csinált, és mindenkit azokra a helyekre kell korlátoznia, ahol dolgozik.
- **Egyes módosításokhoz második szempár kell.** Egy nagy leltári korrekciónak vagy egy árváltozásnak meg kell várnia, hogy valaki más jóváhagyja.
- **Rendszeresen leltároz.** A leltárakból korrekciók születnek. Azt szeretné, hogy minden korrekció saját bejegyzésként, indoklással legyen rögzítve, ne pedig csendben átírt számként.
- **A készlet számla nélkül is mozog.** A minták, a sérült áru, a saját felhasználás, a jóváírásra váró, szállítónak visszaküldött áru és a helyek közötti áthelyezések mind a számla előtt, után vagy számla nélkül módosítják a készletet.
- **Auditnaplóra van szüksége a készlethez.** Ha egy szám hibásnak tűnik, vissza szeretné követni a pontos mozgásokig, dátumokkal, nevekkel és hivatkozásokkal.

Ha ezek közül egyik sem igaz, a könyvelőprogramja készletfunkciói elegendők lehetnek. Ha több is igaz, olvasson tovább.

## Ossza meg a felelősséget

A legegyszerűbb szabály: **a könyvelés a pénzért felel, a készletkezelés a darabokért.** Egyszer döntse el, melyik eszköz a forrás az egyes információkhoz, és írja le a csapat számára.

| Információ | Forrás | A másik eszköz |
|---|---|---|
| Kimenő számlák, bejövő számlák, jóváíró számlák | Könyvelőprogram | A számlaszámot használja a mozgás hivatkozásaként |
| Ügyfelek, szállítók, fizetési feltételek | Könyvelőprogram | Nincs rá szükség |
| Adók, főkönyv, időszakzárás | Könyvelőprogram | Nincs rá szükség |
| Bevételezett, kiadott, áthelyezett és korrigált darabok | Készletkezelés | Hónap végén megkapja az összesítéseket, ha ott is vezet készletet |
| Helyenkénti készlet | Készletkezelés | Nincs rá szükség |
| Leltáreredmények és korrekciók | Készletkezelés | Hónap végén megkapja a korrekciók értékét |
| Ki módosította a készletet, és jóváhagyások | Készletkezelés | Nincs rá szükség |

Mindkét eszközben ugyanazokat a cikkszámokat (SKU) használja. Egy kód, egy cikk, mindkét helyen. Ez a leghasznosabb dolog, amit az egyszerű egyeztetésért tehet.

> **Tip:** Ha a könyvelőprogramja számlázáskor szintén csökkenti a készletet, döntse el, hogy ezt bekapcsolva hagyja-e. Ha bekapcsolva marad, mindkét eszköz vezeti a mennyiségeket, és a havi egyeztetés összeveti őket. Ha kikapcsolja, a mennyiségek csak a készletkezelő rendszerben szerepelnek, a könyvelés pedig a hó végi adatai alapján rögzíti a készlet értékét. A döntést egyeztesse a könyvelőjével.

## Mindkettő összhangban: kidolgozott példa

A LightInventory jelenleg nem kapcsolódik könyvelőprogramokhoz, így nincs automatikus szinkronizálás. Az alábbi munkamenet kézzel tartja összhangban a kettőt, és ugyanígy működik egy Google Táblázatokban vezetett készletnaplóval is. Ennek a naplónak a felépítését a [készletkezelés a Google Táblázatokban](/hu/utmutatok/keszletkezeles-google-tablazatokban) útmutató írja le.

### A közös hivatkozás

Minden készletmozgásnak van hivatkozása. Ha a mozgás egy számlához kapcsolódik, a hivatkozás a számlaszám, pontosan úgy beírva, ahogy a könyvelőprogramban szerepel.

| Esemény | Könyvelőprogram | Készletmozgás | Hivatkozás |
|---|---|---|---|
| Áru érkezik egy szállítótól | Bejövő számla `PI-2026-0418` | `Receive` +40 doboz itt: `WH1` | `PI-2026-0418` |
| Áru megy egy ügyfélnek | Kimenő számla `SI-2026-1093` | `Issue` -12 doboz itt: `WH1` | `SI-2026-1093` |
| Készlet kerül egy furgonba | Semmi | `Transfer` -10 itt: `WH1`, +10 itt: `VAN2` | `TR-0077` |
| Egy doboz megsérül | Egyelőre semmi; hónap végén rögzítik | `Adjust` -1 itt: `VAN2`, megjegyzés: „összenyomódott” | `DMG-0012` |
| Az ügyfél visszaküld 2 dobozt | Jóváíró számla `CN-2026-0031` | `Receive` +2 itt: `WH1` | `CN-2026-0031` |

A számla nélküli mozgások saját hivatkozássorozatot kapnak (`TR-` az áthelyezésekhez, `DMG-` a károkhoz, `CNT-` a leltárakhoz), így minden mozgás visszakövethető, és semmi sem marad üresen.

### A hónap során

1. Amikor egy bejövő számlát rögzítenek, az árut átvevő személy `Receive` mozgást rögzít a számlaszámmal mint hivatkozással. Ha az áru a számla előtt érkezik, használja hivatkozásként a szállító szállítólevelének számát, és hónap végén párosítsa a számlához.
2. Amikor kimenő számla készül, a szállítást végző személy `Issue` mozgást rögzít a számlaszámmal.
3. Az áthelyezéseket, a károkat és a leltárakat csak a készletkezelő rendszerben rögzítik.

### Hónap végén: a mennyiségek egyeztetése

1. **Exportálja a hónap készletét és mozgásait** a készletkezelő rendszerből. A LightInventoryban az erre jogosult szerepkörök CSV, XLSX vagy PDF formátumban exportálhatják a készletet és az előzményeket. A táblázata `Stock` lapja is bármikor mutatja a cikkenkénti és helyenkénti készletet.
2. **Párosítsa a számlákat a mozgásokkal.** Gyűjtse ki a hónap számlaszámait a könyvelőprogramból. Gyűjtse ki a `Receive` és `Issue` mozgások hivatkozásait. Minden készletcikket tartalmazó számlának mindkét listán szerepelnie kell. Egy mozgás nélküli számla azt jelenti, hogy az árut kiszámlázták, de nem rögzítették kiszállítottként vagy átvettként, vagy fordítva.
3. **Vesse össze a mennyiségeket cikkenként.** Ha a könyvelőprogramja is vezeti a mennyiségeket, vesse össze SKU-nként a záró mennyiségét a készletkezelő rendszer összes helyre vonatkozó összesítésével. Az eltéréseket a számla nélküli mozgásoknak kell megmagyarázniuk: károk, saját felhasználás, leltári korrekciók.
4. **Rögzítse a számla nélküli mozgásokat a könyvelésben.** Adja össze a hónap `Adjust` mozgásait (károk, leltári korrekciók, saját felhasználás), és adja át az összesítéseket annak, aki a könyvelést vezeti, hogy a könyvelési oldalon a készletérték tükrözze őket.

### Hónap végén: a készletérték ellenőrzése

1. Vegye a készletexportból cikkenként a záró mennyiséget, és szorozza meg a cikk bekerülési árával. Az `Items` lapja minden cikkhez tartalmaz bekerülési árat.
2. Vesse össze az összeget a könyvelőprogramban szereplő készletértékkel.
3. Kisebb eltérésekre számítson, ha a kettő eltérően értékel. A könyvelőprogram értékelheti a készletet például átlagáron, míg az egyszerű mennyiség szorozva bekerülési árral cikkenként egyetlen árat használ. A mennyiségeknek pontosan egyezniük kell; az értékeknek közel kell lenniük egymáshoz, és minden eltérésnek megmagyarázhatónak kell lennie.
4. Az exportot és egy rövid feljegyzést arról, mit talált, tegye el a hónap iratai mellé.

Ha havonta elvégzi, kevés időt vesz igénybe, mert az eltérések kicsik és frissek. Ha évente egyszer, akár napokig is tarthat.

## Hol a helye a LightInventorynak

A LightInventory egy készletkezelő alkalmazás, amely egy Önhöz tartozó Google-táblázatra épül. A fenti felosztásban a készletkezelési oldalt látja el.

- **Mozgások, nem felülírt számok.** Minden bevételezés, kiadás, áthelyezés és korrekció egy sor a `Movements` lapon, mennyiséggel, hivatkozással, megjegyzéssel és azzal, hogy ki rögzítette. A készleten lévő mennyiséget ezekből a sorokból számolja cikkenként és helyenként.
- **Előzmények az indoklással.** Minden módosítás bekerül egy `Log` lapra azzal, hogy ki, mit, mikor és miért, a mozgás hivatkozásával együtt. Az előzmények felfedik a manipulációt: egy csendben szerkesztett vagy törölt bejegyzés nem megy át az ellenőrzésen. Lásd az [auditnaplót](/hu/funkciok/auditnaplo).
- **Ön által választott jóváhagyások.** Ön dönti el, mely módosítások várnak ellenőrzésre, például a készletkorrekciók vagy az ár- és bekerülésiár-módosítások. Senki sem hagyhatja jóvá a saját kérését.
- **Szerepkörök és helyek.** Tulajdonos, Adminisztrátor, Jóváhagyó, Szerkesztő és Megtekintő, a Szerkesztők és a Megtekintők pedig az Ön által kiválasztott helyekre korlátozódnak.
- **Javítás törlés nélkül.** Egy hibát visszaállítással javít, amely új bejegyzést ad hozzá, és ez semlegesíti a régit, így a hó végi adatok és az előzmények egyeznek.
- **Az adatai a táblázatában maradnak.** Ha abbahagyja a LightInventory használatát, a fájl Önnél marad.

Jelenleg nincs integráció könyvelőprogramokkal. A kettő közötti kapcsolatot az egyes mozgásokon szereplő számlaszám és a hó végi export adja. A csomagokat az [árak](/hu/arak) oldalon találja.

## Ellenőrzőlista

1. Írja le, melyik eszköz a forrás a pénzhez és melyik a darabokhoz.
2. Minden cikkhez ugyanazt az SKU-t használja mindkét eszközben.
3. Írja rá a számlaszámot minden olyan mozgásra, amely számlához kapcsolódik.
4. Adjon a számla nélküli mozgásoknak saját hivatkozássorozatot.
5. Döntse el a könyvelőjével, hogy a könyvelőprogram is vezeti-e a mennyiségeket.
6. Válassza ki, mely készletmódosításokhoz kell jóváhagyás.
7. Leltározzon ütemterv szerint, és minden korrekciót indoklással rögzítsen.
8. Havonta egyeztesse a számlákat, a mennyiségeket és az értéket, és őrizze meg az exportot.

## Kérdések

### Szinkronizál a LightInventory a könyvelőprogramommal?
Nem. Jelenleg nincs integráció könyvelőprogramokkal. A kettőt úgy tartja összhangban, hogy minden kapcsolódó készletmozgásra ráírja a számlaszámot, és hónap végén a LightInventoryból készült exporttal egyeztet.

### Mindkét eszközben szerepeljenek a készletmennyiségek?
Ez attól függ, hogyan vezetik a könyveit. Egyes vállalkozások mindkettőben vezetik a mennyiségeket, és havonta összevetik őket; mások csak a készletkezelő rendszerben vezetik a mennyiségeket, és hónap végén a könyvelésben rögzítik a készlet értékét. Kérdezze meg a könyvelőjét, melyik illik a vállalkozásához, és írja le a döntést.

### Mi a teendő, ha az áru a számla előtt érkezik?
Rögzítse a `Receive` mozgást, amikor az áru megérkezik, hivatkozásként a szállító szállítólevelének számát használva. Amikor a számla megjön, a hó végi egyeztetésben írja a szállítólevél számát a számlaszám mellé, hogy a párosítás így is elvégezhető legyen.