# Gestiunea stocurilor alături de programul de contabilitate

> Cum împărțiți munca între programul de contabilitate și un sistem de stocuri, cum corelați facturile cu mișcările și cum reconciliați stocul lunar.

Source: https://www.lightinventory.com/ro/ghiduri/gestiunea-stocurilor-cu-program-de-contabilitate · Last updated: 2026-10-30

Programul de contabilitate și gestiunea stocurilor fac lucruri diferite. Programul de contabilitate este construit în jurul facturilor, registrelor contabile și taxelor: ce ați vândut, ce ați cumpărat, ce datorați și ce vi se datorează. Gestiunea stocurilor este construită în jurul mișcărilor, locațiilor, inventarierilor și al informației despre cine ce a modificat: unde se află fiecare unitate chiar acum și cum a ajuns acolo. Multe firme mici le folosesc pe amândouă, iar cele două funcționează bine împreună atunci când fiecare răspunde de o parte clară a muncii și o referință comună le leagă.

Acest ghid explică în ce situații ajută un sistem de stocuri separat, cum împărțiți responsabilitățile între cele două instrumente și cum le mențineți corelate prin numerele facturilor și o reconciliere lunară. La final găsiți o listă de verificare și răspunsuri la întrebări frecvente.

> **Note:** LightInventory este în dezvoltare și nu este încă disponibil publicului larg. Acolo unde această pagină descrie LightInventory, descrie produsul așa cum a fost proiectat.

## Două instrumente, două roluri

Multe programe de contabilitate, de evidență contabilă și de facturare includ funcții de stoc, cum ar fi liste de articole, cantități care scad atunci când facturați și rapoarte privind valoarea stocului. Pentru o firmă cu o singură magazie și o singură persoană care se ocupă de stoc, poate fi tot ce vă trebuie.

Întrebările la care este gândit să răspundă fiecare instrument sunt însă diferite.

| Programul de contabilitate răspunde | Gestiunea stocurilor răspunde |
|---|---|
| Ce am facturat luna aceasta și cui? | Câte unități sunt în dubă și câte în depozitul principal? |
| Cât datorăm furnizorilor și când este scadent? | Cine a înregistrat această ajustare și de ce? |
| Ce taxe sunt de plată pentru perioada respectivă? | Ce modificări de stoc așteaptă încă aprobarea cuiva? |
| Care este valoarea stocului în bilanț? | Ce a constatat ultima inventariere și ce s-a corectat? |

Când a doua coloană începe să conteze de la o zi la alta, merită luat în calcul un sistem de stocuri separat.

## Când ajută un sistem de stocuri separat

- **Stocul se află în mai multe locuri.** Un depozit, un magazin, câteva dube, o locație la client. Aveți nevoie de stoc pe articol și pe locație, precum și de transferuri între locații care nu se consideră vânzări sau achiziții.
- **Mai multe persoane modifică stocul.** Fiecare înregistrează recepții, ieșiri și corecții. Trebuie să știți cine ce a făcut și să limitați fiecare persoană la locațiile în care lucrează.
- **Unele modificări au nevoie de încă o pereche de ochi.** O corecție mare de inventar sau o schimbare de preț ar trebui să aștepte aprobarea altcuiva.
- **Inventariați stocul periodic.** Inventarierile produc corecții. Vreți ca fiecare corecție să fie înregistrată ca intrare separată, cu un motiv, nu ca un număr schimbat pe tăcute.
- **Stocul se mișcă fără factură.** Mostrele, mărfurile deteriorate, consumul intern, retururile către furnizor care așteaptă o factură de stornare și transferurile între locații modifică toate stocul înainte de factură, după ea sau fără factură.
- **Aveți nevoie de un jurnal de audit pentru stoc.** Când un număr pare greșit, vreți să îl urmăriți până la mișcările exacte, cu date, nume și referințe.

Dacă niciuna dintre acestea nu se aplică, funcțiile de stoc din programul dvs. de contabilitate pot fi suficiente. Dacă se aplică mai multe, citiți mai departe.

## Împărțiți responsabilitățile

Cea mai simplă regulă: **contabilitatea răspunde de bani, gestiunea stocurilor de unități.** Stabiliți o singură dată care instrument este sursa pentru fiecare informație și notați acest lucru pentru echipă.

| Informație | Sursa | Celălalt instrument |
|---|---|---|
| Facturi de vânzare, facturi de achiziție, facturi de stornare | Programul de contabilitate | Folosește numărul facturii ca referință a mișcării |
| Clienți, furnizori, termene de plată | Programul de contabilitate | Nu este necesar |
| Taxe, registre contabile, închiderea perioadei | Programul de contabilitate | Nu este necesar |
| Unități recepționate, ieșite, transferate și ajustate | Gestiunea stocurilor | Primește totalurile la sfârșitul lunii, dacă urmăriți stocul și acolo |
| Stocul pe locație | Gestiunea stocurilor | Nu este necesar |
| Rezultatele inventarierilor și corecțiile | Gestiunea stocurilor | Primește valoarea corecțiilor la sfârșitul lunii |
| Cine a modificat stocul și aprobările | Gestiunea stocurilor | Nu este necesar |

Folosiți aceleași coduri de articol (SKU) în ambele instrumente. Un cod, un articol, în ambele locuri. Este cel mai util lucru pe care îl puteți face pentru ca reconcilierea să fie ușoară.

> **Tip:** Dacă programul dvs. de contabilitate scade și el stocul atunci când facturați, decideți dacă păstrați această funcție activată. Dacă rămâne activată, ambele instrumente urmăresc cantitățile, iar reconcilierea lunară le compară. Dacă o dezactivați, cantitățile există doar în sistemul de stocuri, iar partea contabilă înregistrează valoarea stocului pe baza cifrelor dvs. de la sfârșitul lunii. Stabiliți alegerea împreună cu contabilul dvs.

## Mențineți-le corelate: un exemplu complet

LightInventory nu se conectează astăzi la programe de contabilitate, deci nu există sincronizare automată. Fluxul de mai jos menține cele două corelate manual și funcționează la fel cu un registru de stoc ținut în Foi de calcul Google. Consultați [gestiunea stocurilor în Foi de calcul Google](/ro/ghiduri/gestiunea-stocurilor-foi-de-calcul-google) pentru structura acelui registru.

### Referința comună

Fiecare mișcare de stoc are o referință. Când o mișcare ține de o factură, referința este numărul facturii, scris exact cum apare în programul de contabilitate.

| Eveniment | Programul de contabilitate | Mișcare de stoc | Referință |
|---|---|---|---|
| Sosesc mărfuri de la un furnizor | Factură de achiziție `PI-2026-0418` | `Receive` +40 cutii în `WH1` | `PI-2026-0418` |
| Mărfurile pleacă la un client | Factură de vânzare `SI-2026-1093` | `Issue` -12 cutii în `WH1` | `SI-2026-1093` |
| Stocul este mutat într-o dubă | Nimic | `Transfer` -10 în `WH1`, +10 în `VAN2` | `TR-0077` |
| O cutie este deteriorată | Încă nimic; se înregistrează la sfârșitul lunii | `Adjust` -1 în `VAN2`, notă „strivită” | `DMG-0012` |
| Clientul returnează 2 cutii | Factură de stornare `CN-2026-0031` | `Receive` +2 în `WH1` | `CN-2026-0031` |

Mișcările fără factură primesc propria serie de referințe (`TR-` pentru transferuri, `DMG-` pentru deteriorări, `CNT-` pentru inventarieri), astfel încât fiecare mișcare poate fi urmărită și nimic nu rămâne necompletat.

### În timpul lunii

1. Când se introduce o factură de achiziție, persoana care recepționează mărfurile înregistrează o mișcare `Receive` cu numărul facturii ca referință. Dacă mărfurile sosesc înaintea facturii, folosiți ca referință numărul avizului de însoțire de la furnizor și asociați-l cu factura la sfârșitul lunii.
2. Când se emite o factură de vânzare, persoana care expediază înregistrează o mișcare `Issue` cu numărul facturii.
3. Transferurile, deteriorările și inventarierile se înregistrează doar în sistemul de stocuri.

### La sfârșitul lunii: reconciliați cantitățile

1. **Exportați stocul și mișcările** lunii din sistemul de stocuri. În LightInventory, rolurile cu permisiune pot exporta stocul și istoricul în format CSV, XLSX sau PDF. Fila `Stock` din foaia dvs. de calcul arată, de asemenea, în orice moment stocul pe articol și locație.
2. **Asociați facturile cu mișcările.** Faceți lista numerelor de factură ale lunii din programul de contabilitate. Faceți lista referințelor de pe mișcările `Receive` și `Issue`. Fiecare factură care include articole de stoc ar trebui să apară în ambele liste. O factură fără mișcare înseamnă că mărfurile au fost facturate, dar nu au fost înregistrate ca expediate sau recepționate, ori invers.
3. **Comparați cantitățile pe articol.** Dacă programul dvs. de contabilitate urmărește și el cantitățile, comparați cantitatea finală pe fiecare SKU cu totalul din sistemul de stocuri pentru toate locațiile. Diferențele ar trebui explicate de mișcările fără factură: deteriorări, consum intern, corecții de inventar.
4. **Înregistrați în contabilitate mișcările fără factură.** Însumați mișcările `Adjust` ale lunii (deteriorări, corecții de inventar, consum intern) și transmiteți totalurile persoanei care ține contabilitatea, astfel încât valoarea stocului din partea contabilă să le reflecte.

### La sfârșitul lunii: verificați valoarea stocului

1. Luați cantitatea finală pe fiecare articol din exportul de stoc și înmulțiți-o cu costul articolului. Fila `Items` conține un cost pentru fiecare articol.
2. Comparați totalul cu valoarea stocului din programul de contabilitate.
3. Așteptați-vă la mici diferențe dacă cele două folosesc metode de evaluare diferite. Programul de contabilitate poate evalua stocul printr-o metodă precum costul mediu, în timp ce o simplă înmulțire a cantității cu costul folosește un singur cost pe articol. Cantitățile ar trebui să corespundă exact; valorile ar trebui să fie apropiate, iar orice diferență ar trebui să poată fi explicată.
4. Păstrați exportul și o scurtă notă despre ce ați constatat împreună cu documentele lunii.

Făcută în fiecare lună, aceasta durează puțin, pentru că diferențele sunt mici și recente. Făcută o dată pe an, poate dura zile.

## Unde se încadrează LightInventory

LightInventory este o aplicație de gestiune a stocurilor construită peste o foaie de calcul Google care vă aparține. Se ocupă de partea de gestiune a stocurilor din împărțirea de mai sus.

- **Mișcări, nu numere suprascrise.** Fiecare recepție, ieșire, transfer și ajustare este un rând în fila `Movements`, cu cantitatea, referința, nota și autorul. Stocul disponibil este calculat din aceste rânduri, pe articol și locație.
- **Un istoric cu motivul.** Fiecare modificare este înregistrată în fila `Log` cu cine, ce, când și de ce, inclusiv referința mișcării. Istoricul arată orice falsificare: o intrare modificată sau ștearsă pe ascuns nu trece verificarea. Consultați [jurnalul de audit](/ro/functionalitati/jurnal-de-audit).
- **Aprobări alese de dvs.** Dumneavoastră decideți ce modificări așteaptă verificarea, de exemplu ajustările de stoc sau modificările de preț și de cost. Nimeni nu își poate aproba propria cerere.
- **Roluri și locații.** Proprietar, Administrator, Aprobator, Editor și Vizualizator, cu Editorii și Vizualizatorii limitați la locațiile pe care le alegeți.
- **Corecții fără ștergere.** O greșeală se corectează printr-o anulare, care adaugă o intrare nouă ce o neutralizează pe cea veche, astfel încât cifrele de la sfârșitul lunii și istoricul concordă.
- **Datele dvs. rămân în foaia de calcul.** Dacă renunțați la LightInventory, păstrați fișierul.

Astăzi nu există integrare cu programe de contabilitate. Numărul facturii de pe fiecare mișcare și exportul de la sfârșitul lunii sunt legătura dintre cele două. Planurile se găsesc la [prețuri](/ro/preturi).

## Listă de verificare

1. Notați care instrument este sursa pentru bani și care pentru unități.
2. Folosiți același SKU pentru fiecare articol în ambele instrumente.
3. Treceți numărul facturii pe fiecare mișcare legată de o factură.
4. Dați mișcărilor fără factură propria serie de referințe.
5. Decideți, împreună cu contabilul, dacă programul de contabilitate urmărește și cantitățile.
6. Alegeți ce modificări de stoc necesită aprobare.
7. Inventariați stocul după un program și înregistrați fiecare corecție cu un motiv.
8. Reconciliați lunar facturile, cantitățile și valoarea și păstrați exportul.

## Întrebări

### LightInventory se sincronizează cu programul meu de contabilitate?
Nu. Astăzi nu există integrare cu programe de contabilitate. Mențineți cele două corelate trecând numărul facturii pe fiecare mișcare de stoc aferentă și reconciliind la sfârșitul lunii cu un export din LightInventory.

### Cantitățile de stoc ar trebui să existe în ambele instrumente?
Depinde de modul în care se ține contabilitatea. Unele firme țin cantitățile în ambele și le compară lunar; altele țin cantitățile doar în sistemul de stocuri și înregistrează valoarea stocului în contabilitate la sfârșitul lunii. Întrebați-vă contabilul ce se potrivește firmei dvs. și notați decizia.

### Ce fac dacă mărfurile sosesc înaintea facturii?
Înregistrați mișcarea `Receive` când sosesc mărfurile, folosind ca referință numărul avizului de însoțire de la furnizor. Când sosește factura, treceți în reconcilierea de la sfârșitul lunii numărul avizului lângă numărul facturii, astfel încât asocierea să poată fi făcută în continuare.