# Laohaldus raamatupidamisprogrammi kõrval

> Kuidas jagada tööd raamatupidamisprogrammi ja laosüsteemi vahel, hoida arvenumbrid ja liikumised kooskõlas ning võrrelda laoseisu igal kuul.

Source: https://www.lightinventory.com/et/juhendid/laohaldus-ja-raamatupidamisprogramm · Last updated: 2026-10-30

Raamatupidamisprogramm ja laohaldus teevad eri tööd. Raamatupidamisprogramm on üles ehitatud arvete, pearaamatu ja maksude ümber: mida te müüsite, mida ostsite, kellele võlgnete ja kes võlgneb teile. Laohaldus on üles ehitatud liikumiste, asukohtade, inventuuride ja selle ümber, kes mida muutis: kus iga ühik praegu on ja kuidas see sinna jõudis. Paljud väikeettevõtted kasutavad mõlemat ning need töötavad hästi koos, kui kumbki vastutab selgelt piiritletud tööosa eest ja ühine viide seob need kokku.

See juhend selgitab, millal on eraldi laosüsteemist kasu, kuidas jagada vastutus kahe tööriista vahel ja kuidas hoida neid kooskõlas arvenumbrite ja igakuise võrdluse abil. Lõpus on kontrollnimekiri ja vastused levinud küsimustele.

> **Note:** LightInventory on arendusjärgus ega ole veel üldiselt saadaval. Kus see leht kirjeldab LightInventoryt, kirjeldab see toodet sellisena, nagu see on kavandatud.

## Kaks tööriista, kaks ülesannet

Paljudel raamatupidamis- ja arveldusprogrammidel on laofunktsioonid, näiteks kaupade loendid, koguse vähenemine arve koostamisel ja laoväärtuse aruanded. Ettevõttele, kellel on üks laoruum ja üks inimene, kes ladu haldab, võib sellest täiesti piisata.

Küsimused, millele kumbki tööriist on loodud vastama, on siiski erinevad.

| Raamatupidamisprogramm vastab | Laohaldus vastab |
|---|---|
| Mille eest me sel kuul arveid esitasime ja kellele? | Mitu ühikut on kaubikus ja mitu põhilaos? |
| Kui palju me tarnijatele võlgneme ja millal on maksetähtaeg? | Kes selle korrigeerimise salvestas ja miks? |
| Kui palju makse tuleb perioodi eest tasuda? | Millised laomuudatused ootavad veel kellegi kinnitust? |
| Milline on varude väärtus bilansis? | Mida näitas viimane inventuur ja mida parandati? |

Kui teine veerg hakkab igapäevatöös tähtsust omama, tasub eraldi laosüsteemi kaaluda.

## Millal on eraldi laosüsteemist kasu

- **Kaup on mitmes kohas.** Ladu, kauplus, mõni kaubik, kliendi objekt. Teil on vaja laoseisu kauba ja asukoha kaupa ning asukohtadevahelisi ümberpaigutusi, mida ei loeta müügiks ega ostuks.
- **Ladu muudavad mitu inimest.** Igaüks salvestab vastuvõtte, väljastusi ja parandusi. Teil on vaja teada, kes mida tegi, ja piirata iga inimest asukohtadega, kus ta töötab.
- **Mõni muudatus vajab teist silmapaari.** Suur inventuuriparandus või hinnamuudatus peaks ootama, kuni keegi teine selle kinnitab.
- **Te inventeerite regulaarselt.** Inventuurid toovad kaasa parandusi. Soovite, et iga parandus salvestataks eraldi kirjena koos põhjusega, mitte vaikselt muudetud arvuna.
- **Kaup liigub ilma arveta.** Näidised, kahjustatud kaup, sisemine kasutus, tarnijale tagastused kreeditarvet oodates ja asukohtadevahelised ümberpaigutused muudavad kõik laoseisu enne arvet, pärast arvet või ilma arveta.
- **Teil on vaja lao auditijälge.** Kui mõni arv tundub vale, soovite selle jälitada täpselt nende liikumisteni, millest see tekkis, koos kuupäevade, nimede ja viidetega.

Kui ükski neist ei kehti, võivad teie raamatupidamisprogrammi laofunktsioonid piisata. Kui kehtib mitu, lugege edasi.

## Jagage vastutus

Lihtsaim reegel: **raamatupidamine vastutab raha eest, laohaldus ühikute eest.** Otsustage üks kord, kumb tööriist on iga andme ametlik register, ja kirjutage see meeskonna jaoks üles.

| Andmed | Registrit peetakse | Teine tööriist |
|---|---|---|
| Müügiarved, ostuarved, kreeditarved | Raamatupidamisprogrammis | Kasutab arve numbrit liikumise viitena |
| Kliendid, tarnijad, maksetingimused | Raamatupidamisprogrammis | Pole vaja |
| Maksud, pearaamat, perioodi sulgemine | Raamatupidamisprogrammis | Pole vaja |
| Vastu võetud, väljastatud, ümber paigutatud ja korrigeeritud ühikud | Laohalduses | Saab kuu lõpus kogusummad, kui jälgite laoseisu ka seal |
| Laoseis asukoha kaupa | Laohalduses | Pole vaja |
| Inventuuride tulemused ja parandused | Laohalduses | Saab kuu lõpus paranduste väärtuse |
| Kes ladu muutis, ja kinnitused | Laohalduses | Pole vaja |

Kasutage mõlemas tööriistas samu kaubakoode (SKU). Üks kood, üks kaup, mõlemas kohas. See on kõige kasulikum üksik samm, mida saate võrdluse lihtsustamiseks teha.

> **Tip:** Kui teie raamatupidamisprogramm vähendab arve koostamisel ka laoseisu, otsustage, kas jätate selle funktsiooni sisse. Kui see jääb sisse, jälgivad koguseid mõlemad tööriistad ja igakuine võrdlus võrdleb neid. Kui lülitate selle välja, on laosüsteem ainus koht, kus kogused on, ja raamatupidamine kajastab varude väärtust teie kuu lõpu numbrite põhjal. Leppige valik kokku oma raamatupidajaga.

## Hoidke mõlemad kooskõlas: läbitöötatud näide

LightInventory ei ühendu praegu raamatupidamisprogrammidega, seega automaatset sünkroonimist ei ole. Allpool kirjeldatud töövoog hoiab need kaks käsitsi kooskõlas ja töötab samamoodi Google'i arvutustabelites peetava laoregistriga. Selle registri ülesehitust kirjeldab juhend [laohaldus Google'i arvutustabelites](/et/juhendid/laohaldus-google-arvutustabelites).

### Ühine viide

Igal laoliikumisel on viide. Kui liikumine on seotud arvega, on viide arve number, kirjutatuna täpselt nii, nagu see on raamatupidamisprogrammis.

| Sündmus | Raamatupidamisprogramm | Laoliikumine | Viide |
|---|---|---|---|
| Kaup saabub tarnijalt | Ostuarve `PI-2026-0418` | `Receive` +40 kasti asukohas `WH1` | `PI-2026-0418` |
| Kaup saadetakse kliendile | Müügiarve `SI-2026-1093` | `Issue` -12 kasti asukohas `WH1` | `SI-2026-1093` |
| Kaup viiakse kaubikusse | Mitte midagi | `Transfer` -10 asukohas `WH1`, +10 asukohas `VAN2` | `TR-0077` |
| Kast saab kahjustada | Veel mitte midagi; kajastatakse kuu lõpus | `Adjust` -1 asukohas `VAN2`, märkus „muljutud“ | `DMG-0012` |
| Klient tagastab 2 kasti | Kreeditarve `CN-2026-0031` | `Receive` +2 asukohas `WH1` | `CN-2026-0031` |

Ilma arveta liikumised saavad oma viiteseeria (`TR-` ümberpaigutustele, `DMG-` kahjustustele, `CNT-` inventuuridele), et iga liikumist saaks jälitada ja midagi ei jääks tühjaks.

### Kuu jooksul

1. Kui ostuarve sisestatakse, salvestab kauba vastuvõtja `Receive`-liikumise, mille viide on arve number. Kui kaup saabub enne arvet, kasutage viitena tarnija saatelehe numbrit ja siduge see kuu lõpus arvega.
2. Kui müügiarve väljastatakse, salvestab kauba saatja `Issue`-liikumise arve numbriga.
3. Ümberpaigutused, kahjustused ja inventuurid salvestatakse ainult laosüsteemis.

### Kuu lõpus: võrrelge koguseid

1. **Eksportige kuu laoseis ja liikumised** laosüsteemist. LightInventorys saavad õigustega rollid eksportida laoseisu ja ajaloo CSV-, XLSX- või PDF-vormingus. Teie tabeli leht `Stock` näitab ka igal ajal laoseisu kauba ja asukoha kaupa.
2. **Siduge arved liikumistega.** Koostage raamatupidamisprogrammist kuu arvenumbrite loend. Koostage `Receive`- ja `Issue`-liikumiste viidete loend. Iga arve, millel on laokaupu, peaks olema mõlemas loendis. Arve ilma liikumiseta tähendab, et kaup on arvele võetud, kuid seda ei ole salvestatud saadetuna või vastuvõetuna, või vastupidi.
3. **Võrrelge koguseid kauba kaupa.** Kui teie raamatupidamisprogramm jälgib ka koguseid, võrrelge selle lõppkogust SKU kaupa laosüsteemi kogusummaga kõigis asukohtades. Erinevused peaksid olema seletatavad liikumistega, millel arvet ei ole: kahjustused, sisemine kasutus, inventuuriparandused.
4. **Kajastage arveta liikumised raamatupidamises.** Liitke kokku kuu `Adjust`-liikumised (kahjustused, inventuuriparandused, sisemine kasutus) ja andke kogusummad sellele, kes raamatupidamist peab, et varude väärtus raamatupidamises neid kajastaks.

### Kuu lõpus: kontrollige varude väärtust

1. Võtke laoekspordist iga kauba lõppkogus ja korrutage see kauba omahinnaga. Teie leht `Items` sisaldab iga kauba omahinda.
2. Võrrelge kogusummat raamatupidamisprogrammis oleva varude väärtusega.
3. Arvestage väikeste erinevustega, kui kaks tööriista kasutavad erinevat hindamismeetodit. Raamatupidamisprogramm võib hinnata varusid näiteks keskmise omahinna meetodil, samas kui lihtne kogus korda omahind kasutab iga kauba kohta ühte omahinda. Kogused peaksid täpselt kattuma; väärtused peaksid olema lähedased ja iga erinevus peaks olema seletatav.
4. Säilitage eksport ja lühike märkus leitu kohta kuu dokumentide juures.

Kui seda teha igal kuul, võtab see vähe aega, sest erinevused on väikesed ja värsked. Kui teha seda kord aastas, võib see võtta päevi.

## Kuidas LightInventory sobitub

LightInventory on laorakendus, mis töötab teie omanduses oleva Google'i arvutustabeli peal. See katab ülaltoodud tööjaotuses laohalduse osa.

- **Liikumised, mitte üle kirjutatud arvud.** Iga vastuvõtt, väljastus, ümberpaigutus ja korrigeerimine on rida lehel `Movements`, koos koguse, viite, märkuse ja tegijaga. Laoseis arvutatakse nendest ridadest kauba ja asukoha kaupa.
- **Ajalugu koos põhjusega.** Iga muudatus salvestatakse lehele `Log` koos sellega, kes, mida, millal ja miks, sealhulgas liikumise viitega. Ajalugu toob võltsimise ilmsiks: vaikselt muudetud või kustutatud kirje ei läbi kontrolli. Vaadake [auditijälge](/et/funktsioonid/auditijalg).
- **Kinnitused teie valikul.** Teie otsustate, millised muudatused ootavad ülevaatust, näiteks laokorrigeerimised või hinna ja omahinna muudatused. Keegi ei saa kinnitada enda taotlust.
- **Rollid ja asukohad.** Omanik, Administraator, Kinnitaja, Toimetaja ja Vaataja, kusjuures Toimetajad ja Vaatajad on piiratud teie valitud asukohtadega.
- **Parandused ilma kustutamiseta.** Viga parandatakse tagasivõtmisega, mis lisab uue kirje, mis tühistab vana, nii et kuu lõpu numbrid ja ajalugu on kooskõlas.
- **Teie andmed jäävad teie tabelisse.** Kui lõpetate LightInventory kasutamise, jääb fail teile.

Raamatupidamisprogrammidega integratsiooni praegu ei ole. Iga liikumise arve number ja kuu lõpu eksport on nende kahe vaheline lüli. Paketid on [hindade](/et/hinnad) lehel.

## Kontrollnimekiri

1. Kirjutage üles, kumb tööriist on raha register ja kumb ühikute register.
2. Kasutage mõlemas tööriistas iga kauba jaoks sama SKU-d.
3. Lisage arve number igale liikumisele, mis on arvega seotud.
4. Andke arveta liikumistele oma viiteseeria.
5. Otsustage koos raamatupidajaga, kas raamatupidamisprogramm jälgib ka koguseid.
6. Valige, millised laomuudatused vajavad kinnitust.
7. Inventeerige ajakava järgi ja salvestage iga parandus koos põhjusega.
8. Võrrelge arveid, koguseid ja väärtust igal kuul ning säilitage eksport.

## Küsimused

### Kas LightInventory sünkroonib minu raamatupidamisprogrammiga?
Ei. Raamatupidamisprogrammidega integratsiooni praegu ei ole. Hoiate need kaks kooskõlas, lisades arve numbri igale seotud laoliikumisele ja võrreldes kuu lõpus andmeid LightInventoryst tehtud ekspordi abil.

### Kas laokogused peaksid olema mõlemas tööriistas?
See sõltub sellest, kuidas teie raamatupidamist peetakse. Mõned ettevõtted hoiavad koguseid mõlemas ja võrdlevad neid igal kuul; teised hoiavad koguseid ainult laosüsteemis ja kajastavad varude väärtuse raamatupidamises kuu lõpus. Küsige oma raamatupidajalt, mis teie ettevõttele sobib, ja kirjutage otsus üles.

### Mis siis, kui kaup saabub enne arvet?
Salvestage `Receive`-liikumine kauba saabumisel, kasutades viitena tarnija saatelehe numbrit. Kui arve saabub, märkige kuu lõpu võrdluses saatelehe number arve numbri kõrvale, et sidumine oleks siiski võimalik.