# Control de stock junto a su programa de contabilidad

> Cómo repartir el trabajo entre el programa de contabilidad y un sistema de stock, cuadrar facturas y movimientos, y conciliar el stock cada mes.

Source: https://www.lightinventory.com/es/guias/control-de-stock-con-programa-de-contabilidad · Last updated: 2026-10-30

Un programa de contabilidad y el control de stock hacen trabajos distintos. El programa de contabilidad gira en torno a facturas, libros contables e impuestos: lo que vendió, lo que compró, lo que debe y lo que le deben. El control de stock gira en torno a movimientos, ubicaciones, recuentos y quién cambió qué: dónde está cada unidad en este momento y cómo llegó allí. Muchas pequeñas empresas usan ambos, y los dos funcionan bien juntos cuando cada uno se encarga de una parte clara del trabajo y una referencia compartida los une.

Esta guía explica cuándo conviene un sistema de stock independiente, cómo repartir las responsabilidades entre las dos herramientas y cómo mantenerlas cuadradas con los números de factura y una conciliación mensual. Termina con una lista de comprobación y respuestas a preguntas frecuentes.

> **Note:** LightInventory está en desarrollo y todavía no está disponible para el público general. Cuando esta página describe LightInventory, describe el producto tal como está diseñado.

## Dos herramientas, dos trabajos

Muchas herramientas de contabilidad, teneduría de libros y facturación incluyen funciones de stock, como listas de artículos, cantidades que bajan al facturar e informes del valor del stock. Para una empresa con un solo almacén y una sola persona que se ocupa del stock, puede ser todo lo que necesita.

Sin embargo, las preguntas que cada herramienta está diseñada para responder son distintas.

| El programa de contabilidad responde | El control de stock responde |
|---|---|
| ¿Qué facturamos este mes y a quién? | ¿Cuántas unidades hay en la furgoneta y cuántas en el almacén principal? |
| ¿Qué debemos a los proveedores y cuándo vence? | ¿Quién registró este ajuste y por qué? |
| ¿Qué impuestos corresponden al periodo? | ¿Qué cambios de stock siguen esperando la aprobación de alguien? |
| ¿Cuál es el valor del stock en el balance? | ¿Qué encontró el último recuento y qué se corrigió? |

Cuando la segunda columna empieza a importar en el día a día, merece la pena plantearse un sistema de stock independiente.

## Cuándo conviene un sistema de stock independiente

- **El stock está en más de un sitio.** Un almacén, una tienda, unas cuantas furgonetas, las instalaciones de un cliente. Necesita el stock por artículo y por ubicación, y traslados entre ubicaciones que no cuenten como ventas ni como compras.
- **Varias personas cambian el stock.** Cada persona registra entradas, salidas y correcciones. Necesita saber quién hizo qué y limitar a cada persona a las ubicaciones en las que trabaja.
- **Algunos cambios necesitan un segundo par de ojos.** Una corrección de recuento grande o un cambio de precio debería esperar a que otra persona lo apruebe.
- **Hace recuentos de stock con regularidad.** Los recuentos producen correcciones. Quiere que cada corrección quede registrada como una entrada propia con un motivo, no como un número cambiado sin que nadie lo note.
- **El stock se mueve sin factura.** Las muestras, la mercancía dañada, el uso interno, las devoluciones a un proveedor pendientes de un abono y los traslados entre ubicaciones cambian el stock antes, después o sin factura.
- **Necesita un registro de auditoría del stock.** Cuando un número parece incorrecto, quiere rastrearlo hasta los movimientos exactos, con fechas, nombres y referencias.

Si no se da ninguno de estos casos, las funciones de stock de su herramienta de contabilidad pueden ser suficientes. Si se dan varios, siga leyendo.

## Reparta las responsabilidades

La regla más sencilla: **la contabilidad se encarga del dinero; el control de stock, de las unidades.** Decida una vez qué herramienta es la referencia para cada dato y déjelo por escrito para el equipo.

| Dato | Registro de referencia en | La otra herramienta |
|---|---|---|
| Facturas de venta, facturas de compra, abonos | Programa de contabilidad | Usa el número de factura como referencia del movimiento |
| Clientes, proveedores, condiciones de pago | Programa de contabilidad | No lo necesita |
| Impuestos, libros contables, cierre del periodo | Programa de contabilidad | No lo necesita |
| Unidades recibidas, entregadas, trasladadas y ajustadas | Control de stock | Recibe los totales a fin de mes, si también lleva el stock allí |
| Stock por ubicación | Control de stock | No lo necesita |
| Resultados de recuento y correcciones | Control de stock | Recibe el valor de las correcciones a fin de mes |
| Quién cambió el stock, y aprobaciones | Control de stock | No lo necesita |

Use los mismos códigos de artículo (SKU) en las dos herramientas. Un código, un artículo, en ambos sitios. Es lo más útil que puede hacer para que la conciliación sea fácil.

> **Tip:** Si su herramienta de contabilidad también descuenta stock al facturar, decida si mantiene esa función activada. Si sigue activada, las dos herramientas llevan cantidades y la conciliación mensual las compara. Si la desactiva, las cantidades solo existen en el sistema de stock, y la parte contable registra el valor del stock a partir de sus cifras de fin de mes. Acuerde la decisión con su asesor contable.

## Mantenga ambos cuadrados: un ejemplo práctico

Hoy LightInventory no se conecta con programas de contabilidad, así que no hay sincronización automática. El siguiente flujo de trabajo mantiene los dos cuadrados a mano, y funciona igual con un libro de stock llevado en Hojas de cálculo de Google. Para el diseño de ese libro, consulte [gestión de inventario en Hojas de cálculo de Google](/es/guias/gestion-de-inventario-en-hojas-de-calculo-de-google).

### La referencia compartida

Cada movimiento de stock tiene una referencia. Cuando un movimiento está relacionado con una factura, la referencia es el número de factura, escrito exactamente como aparece en el programa de contabilidad.

| Hecho | Programa de contabilidad | Movimiento de stock | Referencia |
|---|---|---|---|
| Llega mercancía de un proveedor | Factura de compra `PI-2026-0418` | `Receive` +40 cajas en `WH1` | `PI-2026-0418` |
| Se envía mercancía a un cliente | Factura de venta `SI-2026-1093` | `Issue` -12 cajas en `WH1` | `SI-2026-1093` |
| El stock pasa a una furgoneta | Nada | `Transfer` -10 en `WH1`, +10 en `VAN2` | `TR-0077` |
| Una caja se daña | Nada todavía; se registra a fin de mes | `Adjust` -1 en `VAN2`, nota «aplastada» | `DMG-0012` |
| Un cliente devuelve 2 cajas | Abono `CN-2026-0031` | `Receive` +2 en `WH1` | `CN-2026-0031` |

Los movimientos sin factura tienen su propia serie de referencias (`TR-` para traslados, `DMG-` para daños, `CNT-` para recuentos), de modo que cada movimiento se puede rastrear y nada queda en blanco.

### Durante el mes

1. Cuando se registra una factura de compra, la persona que recibe la mercancía anota un movimiento `Receive` con el número de factura como referencia. Si la mercancía llega antes que la factura, use como referencia el número del albarán del proveedor y relaciónelo con la factura a fin de mes.
2. Cuando se emite una factura de venta, la persona que hace el envío anota un movimiento `Issue` con el número de factura.
3. Los traslados, los daños y los recuentos se registran solo en el sistema de stock.

### A fin de mes: concilie las cantidades

1. **Exporte el stock y los movimientos** del mes desde el sistema de stock. En LightInventory, los roles autorizados pueden exportar el stock y el historial en CSV, XLSX o PDF. La pestaña `Stock` de su hoja también muestra en cualquier momento el stock por artículo y ubicación.
2. **Relacione facturas y movimientos.** Haga una lista con los números de factura del mes del programa de contabilidad. Haga otra con las referencias de los movimientos `Receive` e `Issue`. Toda factura que incluya artículos en stock debería aparecer en las dos listas. Una factura sin movimiento significa que se facturó mercancía que no se registró como enviada o recibida, o al revés.
3. **Compare las cantidades por artículo.** Si su herramienta de contabilidad también lleva cantidades, compare su cantidad final por SKU con el total del sistema de stock en todas las ubicaciones. Las diferencias deberían explicarse por movimientos sin factura: daños, uso interno, correcciones de recuento.
4. **Registre en contabilidad los movimientos sin factura.** Sume los movimientos `Adjust` del mes (daños, correcciones de recuento, uso interno) y pase los totales a quien lleve la contabilidad, para que el valor del stock en la parte contable los refleje.

### A fin de mes: compruebe el valor del stock

1. Tome la cantidad final por artículo de la exportación de stock y multiplíquela por el coste del artículo. Su pestaña `Items` guarda un coste para cada artículo.
2. Compare el total con el valor del stock en el programa de contabilidad.
3. Cuente con pequeñas diferencias si los dos usan una valoración distinta. El programa de contabilidad puede valorar el stock con un método como el coste medio, mientras que un simple cálculo de cantidad por coste usa un único coste por artículo. Las cantidades deberían coincidir exactamente; los valores deberían ser parecidos y cualquier diferencia debería poder explicarse.
4. Guarde la exportación y una breve nota de lo que encontró junto con la documentación del mes.

Si se hace cada mes, lleva poco tiempo, porque las diferencias son pequeñas y recientes. Si se hace una vez al año, puede llevar días.

## Dónde encaja LightInventory

LightInventory es una aplicación de inventario construida sobre una hoja de cálculo de Google que es suya. Se ocupa de la parte de control de stock del reparto descrito arriba.

- **Movimientos, no números sobrescritos.** Cada entrada, salida, traslado y ajuste es una fila en una pestaña `Movements`, con la cantidad, la referencia, la nota y quién lo hizo. El stock disponible se calcula a partir de esas filas, por artículo y ubicación.
- **Un historial con el motivo.** Cada cambio queda registrado en una pestaña `Log` con quién, qué, cuándo y por qué, incluida la referencia del movimiento. Cualquier manipulación del historial se detecta: una entrada editada o eliminada sin avisar no supera la verificación. Consulte el [registro de auditoría](/es/funciones/registro-de-auditoria).
- **Las aprobaciones que usted elija.** Usted decide qué cambios esperan una revisión, por ejemplo los ajustes de stock o los cambios de precio y coste. Nadie puede aprobar su propia solicitud.
- **Roles y ubicaciones.** Propietario, Administrador, Aprobador, Editor y Lector, con los Editores y Lectores limitados a las ubicaciones que usted elija.
- **Correcciones sin borrar.** Un error se corrige con una reversión, que añade una entrada nueva que anula la anterior, de modo que las cifras de fin de mes y el historial coinciden.
- **Sus datos se quedan en su hoja.** Si deja de usar LightInventory, conserva el archivo.

Hoy no hay integración con programas de contabilidad. El número de factura de cada movimiento y la exportación de fin de mes son el vínculo entre los dos. Los planes están en [precios](/es/precios).

## Lista de comprobación

1. Deje por escrito qué herramienta es la referencia para el dinero y cuál para las unidades.
2. Use el mismo SKU para cada artículo en las dos herramientas.
3. Ponga el número de factura en cada movimiento relacionado con una factura.
4. Dé a los movimientos sin factura su propia serie de referencias.
5. Decida con su asesor contable si la herramienta de contabilidad también lleva cantidades.
6. Elija qué cambios de stock necesitan aprobación.
7. Haga recuentos de stock según un calendario y registre cada corrección con un motivo.
8. Concilie facturas, cantidades y valor cada mes, y guarde la exportación.

## Preguntas

### ¿LightInventory se sincroniza con mi programa de contabilidad?
No. Hoy no hay integración con programas de contabilidad. Usted mantiene los dos cuadrados poniendo el número de factura en cada movimiento de stock relacionado y conciliando a fin de mes con una exportación de LightInventory.

### ¿Las cantidades de stock deberían estar en las dos herramientas?
Depende de cómo se lleve su contabilidad. Algunas empresas llevan las cantidades en las dos y las comparan cada mes; otras las llevan solo en el sistema de stock y registran el valor del stock en contabilidad a fin de mes. Pregunte a su asesor contable qué le conviene a su empresa y deje la decisión por escrito.

### ¿Y si la mercancía llega antes que la factura?
Registre el movimiento `Receive` cuando llegue la mercancía, con el número del albarán del proveedor como referencia. Cuando llegue la factura, anote el número del albarán junto al número de factura en su conciliación de fin de mes, para que la relación se pueda hacer igualmente.