# Контрол на наличностите заедно със счетоводния софтуер

> Как да разделите работата между счетоводен софтуер и система за наличности, да съгласувате номерата на фактурите с движенията и да равнявате наличностите всеки месец.

Source: https://www.lightinventory.com/bg/rakovodstva/nalichnosti-sas-schetovoden-softuer · Last updated: 2026-10-30

Счетоводният софтуер и контролът на наличностите вършат различна работа. Счетоводният софтуер е изграден около фактури, счетоводни книги и данъци: какво сте продали, какво сте купили, какво дължите и какво ви дължат. Контролът на наличностите е изграден около движения, местоположения, преброявания и това кой какво е променил: къде се намира всяка единица в момента и как е стигнала дотам. Много малки фирми използват и двете, и те работят добре заедно, когато всяко отговаря за ясно определена част от работата, а обща референция ги свързва.

Това ръководство обяснява кога помага отделна система за наличности, как да разпределите отговорностите между двата инструмента и как да ги поддържате съгласувани чрез номерата на фактурите и месечно равнение. Накрая има контролен списък и отговори на чести въпроси.

> **Note:** LightInventory е в процес на разработка и все още не е общодостъпно. Когато тази страница описва LightInventory, тя описва продукта така, както е проектиран.

## Два инструмента, две задачи

Много програми за счетоводство, водене на книги и фактуриране включват функции за наличности, например списъци с артикули, количества, които намаляват при издаване на фактура, и справки за стойността на наличностите. За фирма с един склад и един човек, който отговаря за наличностите, това може да е напълно достатъчно.

Въпросите, на които всеки инструмент е създаден да отговаря, обаче са различни.

| Счетоводният софтуер отговаря на | Контролът на наличностите отговаря на |
|---|---|
| Какво сме фактурирали този месец и на кого? | Колко единици има в буса и колко в централния склад? |
| Какво дължим на доставчиците и кога е падежът? | Кой е записал тази корекция и защо? |
| Какъв данък се дължи за периода? | Кои промени в наличностите все още чакат някой да ги одобри? |
| Каква е стойността на наличностите в баланса? | Какво показа последното преброяване и какво беше коригирано? |

Когато втората колона започне да има значение всеки ден, си струва да обмислите отделна система за наличности.

## Кога помага отделна система за наличности

- **Наличностите са на повече от едно място.** Склад, магазин, няколко буса, обект на клиент. Нужни са ви наличности по артикул и по местоположение, както и прехвърляния между местоположения, които не се отчитат като продажби или покупки.
- **Няколко души променят наличностите.** Всеки записва заприхождавания, изписвания и корекции. Трябва да знаете кой какво е направил и да ограничите всеки човек до местоположенията, в които работи.
- **Някои промени изискват втори поглед.** Голяма корекция след преброяване или промяна на цена трябва да изчака някой друг да я одобри.
- **Броите наличностите редовно.** Преброяванията водят до корекции. Искате всяка корекция да е записана като отделен запис с причина, а не като тихомълком променено число.
- **Наличностите се движат без фактура.** Мостри, повредени стоки, вътрешна употреба, връщания към доставчик в очакване на кредитно известие и прехвърляния между местоположения променят наличностите преди фактурата, след нея или без фактура.
- **Нужна ви е одитна следа за наличностите.** Когато едно число изглежда грешно, искате да го проследите до точните движения, с дати, имена и референции.

Ако нито едно от тези неща не се отнася за вас, функциите за наличности във вашата счетоводна програма може да са достатъчни. Ако се отнасят няколко, четете нататък.

## Разпределете отговорностите

Най-простото правило: **счетоводството отговаря за парите, контролът на наличностите отговаря за единиците.** Решете веднъж кой инструмент е основният запис за всяка информация и го запишете за екипа.

| Информация | Основен запис в | Другият инструмент |
|---|---|---|
| Фактури за продажба, фактури за покупка, кредитни известия | Счетоводния софтуер | Използва номера на фактурата като референция на движението |
| Клиенти, доставчици, условия на плащане | Счетоводния софтуер | Не е нужно |
| Данъци, счетоводни книги, приключване на периода | Счетоводния софтуер | Не е нужно |
| Заприходени, изписани, прехвърлени и коригирани единици | Контрола на наличностите | Получава сумите в края на месеца, ако и там следите наличности |
| Наличности по местоположение | Контрола на наличностите | Не е нужно |
| Резултати от преброявания и корекции | Контрола на наличностите | Получава стойността на корекциите в края на месеца |
| Кой е променял наличностите и одобрения | Контрола на наличностите | Не е нужно |

Използвайте едни и същи кодове на артикулите (SKU) и в двата инструмента. Един код, един артикул, и на двете места. Това е най-полезното нещо, което можете да направите, за да е лесно равнението.

> **Tip:** Ако счетоводната ви програма също намалява наличностите при фактуриране, решете дали да оставите тази функция включена. Ако остане включена, и двата инструмента следят количества и месечното равнение ги сравнява. Ако я изключите, количествата се водят само в системата за наличности, а счетоводната страна записва стойността на наличностите по вашите данни в края на месеца. Съгласувайте избора със счетоводителя си.

## Поддържайте двете съгласувани: пример

Засега LightInventory не се свързва със счетоводен софтуер, така че няма автоматична синхронизация. Работният процес по-долу поддържа двете съгласувани ръчно и работи по същия начин с дневник на наличностите, воден в Google Таблици. Структурата на този дневник е описана в [управление на наличности в Google Таблици](/bg/rakovodstva/upravlenie-na-nalichnosti-v-google-tablitsi).

### Общата референция

Всяко движение на наличности има референция. Когато движението е свързано с фактура, референцията е номерът на фактурата, въведен точно както се показва в счетоводния софтуер.

| Събитие | Счетоводен софтуер | Движение на наличност | Референция |
|---|---|---|---|
| Стока пристига от доставчик | Фактура за покупка `PI-2026-0418` | `Receive` +40 кутии в `WH1` | `PI-2026-0418` |
| Стока се изпраща на клиент | Фактура за продажба `SI-2026-1093` | `Issue` -12 кутии в `WH1` | `SI-2026-1093` |
| Наличност се премества в бус | Нищо | `Transfer` -10 в `WH1`, +10 в `VAN2` | `TR-0077` |
| Една кутия е повредена | Засега нищо; записва се в края на месеца | `Adjust` -1 в `VAN2`, бележка „смачкана“ | `DMG-0012` |
| Клиент връща 2 кутии | Кредитно известие `CN-2026-0031` | `Receive` +2 в `WH1` | `CN-2026-0031` |

Движенията без фактура получават собствена серия референции (`TR-` за прехвърляния, `DMG-` за повреди, `CNT-` за преброявания), така че всяко движение може да бъде проследено и нищо не остава празно.

### През месеца

1. Когато се въведе фактура за покупка, човекът, който приема стоката, записва движение `Receive` с номера на фактурата като референция. Ако стоката пристигне преди фактурата, използвайте номера на стоковата разписка на доставчика като референция и я свържете с фактурата в края на месеца.
2. Когато се издаде фактура за продажба, човекът, който изпраща стоката, записва движение `Issue` с номера на фактурата.
3. Прехвърлянията, повредите и преброяванията се записват само в системата за наличности.

### В края на месеца: равнение на количествата

1. **Експортирайте наличностите и движенията** за месеца от системата за наличности. В LightInventory ролите с права могат да експортират наличности и история като CSV, XLSX или PDF. Разделът `Stock` във вашата таблица също показва наличностите по артикул и местоположение по всяко време.
2. **Свържете фактурите с движенията.** Изброете номерата на фактурите за месеца от счетоводния софтуер. Изброете референциите на движенията `Receive` и `Issue`. Всяка фактура, която включва артикули от наличностите, трябва да присъства и в двата списъка. Фактура без движение означава, че стоката е фактурирана, но не е записана като изпратена или получена, или обратното.
3. **Сравнете количествата по артикул.** Ако счетоводната ви програма също следи количества, сравнете крайното ѝ количество по SKU с общото количество в системата за наличности за всички местоположения. Разликите трябва да се обясняват с движения без фактура: повреди, вътрешна употреба, корекции след преброяване.
4. **Запишете движенията без фактура в счетоводството.** Сумирайте движенията `Adjust` за месеца (повреди, корекции след преброяване, вътрешна употреба) и предайте сумите на човека, който води счетоводството, така че стойността на наличностите в счетоводството да ги отразява.

### В края на месеца: проверка на стойността на наличностите

1. Вземете крайното количество за всеки артикул от експорта на наличностите и го умножете по себестойността на артикула. Разделът `Items` съдържа себестойност за всеки артикул.
2. Сравнете общата сума със стойността на наличностите в счетоводния софтуер.
3. Очаквайте малки разлики, ако двата инструмента използват различни методи за оценка. Счетоводният софтуер може да оценява наличностите по метод като средна себестойност, докато простото умножение на количеството по себестойността използва една себестойност за артикул. Количествата трябва да съвпадат точно; стойностите трябва да са близки и всяка разлика трябва да може да се обясни.
4. Пазете експорта и кратка бележка за установеното заедно с документите за месеца.

Ако се прави всеки месец, това отнема малко време, защото разликите са малки и скорошни. Ако се прави веднъж годишно, може да отнеме дни.

## Мястото на LightInventory

LightInventory е приложение за наличности, изградено върху Google Таблица, която е ваша собственост. То поема частта за контрол на наличностите от описаното по-горе разделение.

- **Движения, а не презаписани числа.** Всяко заприхождаване, изписване, прехвърляне и корекция е ред в раздел `Movements` с количество, референция, бележка и кой го е направил. Наличното количество се изчислява от тези редове по артикул и местоположение.
- **История с причината.** Всяка промяна се записва в раздел `Log` с кой, какво, кога и защо, включително референцията на движението. Историята разкрива манипулации: тихомълком редактиран или изтрит запис не преминава проверката. Вижте [одитната следа](/bg/funktsii/oditna-sleda).
- **Одобрения, които избирате вие.** Вие решавате кои промени чакат преглед, например корекции на наличности или промени на цени и себестойност. Никой не може да одобри собствената си заявка.
- **Роли и местоположения.** Собственик, Администратор, Одобряващ, Редактор и Наблюдател, като Редакторите и Наблюдателите са ограничени до местоположенията, които изберете.
- **Поправки без изтриване.** Грешката се поправя с отмяна, която добавя нов запис, анулиращ стария, така че данните в края на месеца и историята съвпадат.
- **Данните ви остават в таблицата ви.** Ако спрете да използвате LightInventory, запазвате файла.

Засега няма интеграция със счетоводен софтуер. Връзката между двата инструмента са номерът на фактурата при всяко движение и експортът в края на месеца. Плановете са на страницата [цени](/bg/ceni).

## Контролен списък

1. Запишете кой инструмент е основният запис за парите и кой за единиците.
2. Използвайте един и същ SKU за всеки артикул и в двата инструмента.
3. Въвеждайте номера на фактурата при всяко движение, свързано с фактура.
4. Дайте на движенията без фактура собствена серия референции.
5. Решете заедно със счетоводителя си дали счетоводната програма също да следи количества.
6. Изберете кои промени в наличностите изискват одобрение.
7. Броете наличностите по график и записвайте всяка корекция с причина.
8. Всеки месец равнявайте фактури, количества и стойност и пазете експорта.

## Въпроси

### Синхронизира ли се LightInventory с моя счетоводен софтуер?
Не. Засега няма интеграция със счетоводен софтуер. Поддържате двете съгласувани, като въвеждате номера на фактурата при всяко свързано движение на наличности и правите равнение в края на месеца с експорт от LightInventory.

### Трябва ли количествата на наличностите да се водят и в двата инструмента?
Зависи от начина, по който се води счетоводството ви. Някои фирми водят количества и в двата инструмента и ги сравняват всеки месец; други водят количества само в системата за наличности и записват стойността на наличностите в счетоводството в края на месеца. Попитайте счетоводителя си какво подхожда на вашата фирма и запишете решението.

### Какво да направя, ако стоката пристигне преди фактурата?
Запишете движението `Receive`, когато стоката пристигне, като използвате номера на стоковата разписка на доставчика като референция. Когато фактурата пристигне, посочете номера на стоковата разписка до номера на фактурата в месечното равнение, така че съответствието пак да може да бъде установено.